Chỉ thị 44/2006/CT-UBND Về việc tăng cường chỉ đạo và củng cố công tác văn thư, lưu trữ

Thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ tại các Sở, ban, ngành, các huyện và thành phố Huế có tiến bộ, cơ sở vật chất được trang bị tốt hơn, công tác đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ được quan tâm, đặc biệt là công tác lưu trữ đã thu thập và bảo quản tốt nhiều tài liệu, hiện vật có giá trị, góp phần đáng kể cho việc nghiên cứu, chỉ đạo điều hành các mặt kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng của tỉnh.

Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ chưa được tổ chức thống nhất theo quy định chung của Nhà nước, tình trạng hồ sơ tài liệu còn phân tán, tích đống, chưa được sắp xếp vẫn còn xảy ra khá phổ biến tại các cơ quan, đơn vị. Nhiều cơ quan, đơn vị chưa có phòng, kho lưu trữ, cơ sở vật chất, trang thiết bị công nghệ thông tin cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế. Việc quản lý văn bản tại bộ phận văn thư chưa chặt chẽ, văn bản còn thất lạc; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn.

Thực hiện nghiêm túc Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Nghị định 110/2004/NĐ- CP, 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, UBND tỉnh yêu cầu:

1. Thủ trưởng các Sở, ban ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố Huế:

- Cần nhận thức đúng tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, chịu trách nhiệm chỉ đạo tốt công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình, xây dựng qui chế và nội qui công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan và địa bàn quản lý.

- Chịu trách nhiệm chỉ đạo bộ phận văn thư của đơn vị mình, kiểm tra chặt chẽ công tác phát hành văn bản của đơn vị, không phát hành những văn bản sai thể thức, thẩm quyền. Đối với các đơn vị đã được cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ công việc và nối mạng diện rộng (WAN) của tỉnh thì phải chuyển văn bản trên mạng theo quy định tại Chỉ thị số 32/2006/CT-UBND ngày 14/8/2006 của UBND tỉnh về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước.

- Tổ chức quán triệt cho công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị có nhận thức đầy đủ đúng đắn về trách nhiệm giữ gìn bảo quản, lập hồ sơ (nguyên tắc, công việc) và thực hiện các chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo đúng qui định của Nhà nước.

2. Chủ tịch UBND các huyện, thành phố Huế trong năm 2006 cần tập trung:

- Thành lập bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ; bố trí 01- 02 cán bộ có nghiệp vụ làm công tác lưu trữ chuyên trách để tổ chức thu thập, sắp xếp, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ của HĐND, UBND các huyện, thành phố, các phòng ban trực thuộc. Biên chế cán bộ lưu trữ trong tổng biên chế do UBND tỉnh giao cho huyện, thành phố.

- Tổ chức tập huấn nghiệp vụ Văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị, xã, phường, thị trấn thuộc địa bàn quản lý.

- Bố trí phòng, kho lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện, thành phố; trong qui hoạch xây dựng cơ quan phải có kho lưu trữ chuyên dụng đúng tiêu chuẩn để bảo đảm các yêu cầu về bảo quản an toàn và lâu dài về tài liệu lưu trữ.

3. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành:

- Phải bố trí phòng, kho lưu trữ bảo quản an toàn và lưu trữ tài liệu trong phạm vi 5 năm. Tuỳ theo số lượng tài liệu có thể bố trí cán bộ Lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác Văn thư (tính trong biên chế hành chính sự nghiệp được giao).

- Chỉ đạo cán bộ chuyên môn thuộc đơn vị mình thu thập, sắp xếp, chỉnh lý và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo đúng quy định nhà nước. Khi có thông báo của Văn phòng UBND tỉnh sẽ tiến hành nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo đúng kế hoạch.

4. Sở Kế hoạch - Đầu tư, Sở Tài chính căn cứ quy định của Nhà nước để hướng dẫn các ngành điều chỉnh, bố trí lại nguồn chi từ dự toán của đơn vị được giao đầu năm, đảm bảo đủ kinh phí phục vụ cho công tác lưu trữ thường xuyên và xử lý tài liệu tích đống. Hướng dẫn lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp kho tàng, mua sắm trang thiết bị và dự trù kinh phí cho hoạt động thường xuyên của Trung tâm Lưu trữ tỉnh và các lưu trữ huyện. Trước mắt có kế hoạch bố trí ngân sách năm 2007 cho công tác này. Báo cáo UBND tỉnh trước ngày 15/12/2006.

- Đối với cơ quan, đơn vị có khối lượng tài liệu lớn, Trung tâm lưu trữ tỉnh hướng dẫn đơn vị lập kế hoạch sắp xếp tài liệu, dự trù bổ sung kinh phí thông qua Sở Tài chính trình UBND tỉnh quyết định.

5. Sở Nội vụ căn cứ Thông tư 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức thống nhất bộ phận làm công tác văn thư-lưu

trữ ở các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh, nghiên cứu biên chế làm công tác lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thành phố, các Sở, ban, ngành. Yêu cầu bố trí rõ biên chế làm công tác lưu trữ đối với Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thành phố, các Sở, ban, ngành báo cáo UBND tỉnh trước ngày 15/12/2006.

6. Văn phòng UBND tỉnh:

- Chịu trách nhiệm tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, lập kế hoạch, nhiệm vụ lưu trữ hàng năm; tổ chức kiểm tra đột xuất và định kỳ công tác văn thư, lưu trữ ở các ngành và địa phương; phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời, chuẩn bị mọi điều kiện từ cán bộ, kho tàng, phương tiện để tiến hành thu thập tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu từ các cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu về bảo quản tại kho lưu trữ tỉnh theo quy định hiện hành.

- Theo dõi việc thực hiện Chỉ thị này báo cáo định kỳ cho UBND tỉnh.

Thủ trưởng các Sở ban ngành, Chủ tịch UBND huyện, thành phố Huế thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này. Nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc thì báo cáo bằng văn bản về UBND tỉnh để kịp thời chỉ đạo./.