Chỉ thị 19/CT-UBND (năm 2008) Về việc tăng cường lãnh đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

          Thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác lưu trữ. Nhìn chung, đến nay công tác văn thư, lưu trữ của Thành phố đã có chuyển biến tích cực, nhiều cơ quan đơn vị đã quan tâm đến công tác này như: phân công, bố trí cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện tốt việc sắp xếp chỉnh lý, bố trí kho lưu trữ để bảo quản khai thác tài liệu lưu trữ; có ý thức thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong việc soạn thảo, kiểm tra văn bản ban hành; quản lý, sử dụng con dấu chặt chẽ, đúng quy định.

          Tuy nhiên, thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ từ thành phố đến quận, huyện còn hạn chế: nhiều cơ quan, đơn vị chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, do đó chưa thực sự quan tâm đúng mức đến việc thực hiện công tác này như: kiểm tra, rà soát văn bản ban hành chưa nghiêm túc nên còn sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; nhiều cơ quan, đơn vị chưa bố trí cán bộ chuyên trách về công tác văn thư, lưu trữ; chưa bố trí kho riêng để lưu trữ, bảo quản tài liệu, còn tồn đọng một số lượng lớn tài liệu tại các cơ quan, đơn vị chưa được sắp xếp, phân loại để xử lý; Việc chấp hành các quy định về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ nhiều cơ quan chưa thực hiện nghiêm túc; công tác quản lý bảo quản, khai thác tài liệu còn hạn chế; đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động văn thư, lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức.

          Để khắc phục những tồn tại nêu trên; nhằm đưa việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp, thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước, phục vụ cho công tác điều hành quản lý của các cơ quan, đơn vị trên toàn Thành phố, Uỷ ban nhân dân Thành phố yêu cầu các cấp, ngành, cơ quan, đơn vị trong toàn Thành phố triển khai tổ chức thực hiện tốt một số nhiệm vụ sau đây:

          1. Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các văn bản của Trung ương và Thành phố về công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã ban hành.

          2. Bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ, ban hành quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị; ban hành quy trình thực hiện chế độ lưu trữ hiện hành hàng năm và nộp lưu hồ sơ tài liệu đã chỉnh lý về Trung tâm Lưu trữ Thành phố. Đảm bảo kinh phí, bố trí đủ diện tích kho, trang thiết bị để bảo quản hồ sơ lưu trữ. Thực hiện chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho cán bộ lưu trữ theo quy định hiện hành. Rà soát lại phương án, nội quy phòng chý chữa cháy, bảo vệ tuyệt đối an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

          3. Thực hiện nghiêm chỉnh Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong việc soạn thảo, kiểm tra văn bản trước khi ban hành nhất là các văn bản quy phạm pháp luật; quản lý, sử dụng con dấu chặt chẽ, đúng quy định.

          4. Tập trung giải quyết xong số tài liệu tồn đọng trong nhiều năm qu chưa được phân loại, chỉnh lý, chậm nhất đến năm 2010 phải hoàn thành. Những sở, ngành, cơ quan thực hiện hợp nhất, sáp nhập, giải thể theo Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử phải thực hiện theo Công văn số 891/SNV-VTLT ngày 03/6/2008 của Sở Nội vụ về việc xử lý tài liệu khi giải thể, hợp nhất, sáp nhập các cơ quan đơn vị.

          5. Sở Tài chính hướng dẫn các cơ quan, đơn vị dự toán kinh phí, bố trí kinh phí thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong dự toán ngân sách hàng năm; tham mưu cho Uỷ ban nhân dân Thành phố bố trí kinh phí để giải quyết số tài liệu tồn đọng của toàn Thành phố và hiện đại hoá công tác văn thứ, lưu trữ.

          6. Sở Nội vụ tăng cường công tác chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ, kiện toàn tổ chức bộ máy, tổ chức tập huấn bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ; lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu tài liệu đã đến hạn nộp lưu của các cơ quan (thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử) về Trung tâm Lưu trữ Thành phố, lưu trữ quận, huyện; Phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi trường lập dự án đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của Thành phố, phấn đấu đến năm 2012  có kho lưu trữ chuyên dụng.

          Uỷ ban nhân dân Thành phố yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các quận, huyện tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này./.