Chỉ thị 17/2007/CT-UBND Về triển khai thực hiện nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chức thực chữ ký trên địa bàn thành phố

_____________________

Ngày 18 tháng 5 năm 2007, Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Nghị định này thay thế các quy định về chứng thực bản sao, chữ ký trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực.

Thành phố Hồ Chí Minh là một thành phố lớn, đông dân, có nhu cầu chứng thực cao, đa dạng, do đó, để triển khai thực hiện kịp thời và có hiệu quả Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân thành phố chỉ thị:

Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã - phường - thị trấn có trách nhiệm:

a) Tổ chức thực hiện tốt việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP;

b) Bố trí đủ cán bộ có trình độ để giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã - phường - thị trấn trong công tác cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Bảo đảm thường xuyên có người trực nhận, giải quyết kịp thời và đúng quy định các yêu cầu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của người dân;

c) Bảo đảm phương tiện vật chất cần thiết cho công tác cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; 

d) Báo cáo tình hình cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa phương cho Ủy ban nhân dân quận - huyện (thông qua Phòng Tư pháp) theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

a) Tổ chức thực hiện tốt việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài hoặc song ngữ (tiếng Việt và tiếng nước ngoài); chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và các văn bản, giấy tờ song ngữ theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.

b) Được đóng dấu của Phòng Tư pháp khi chứng thực các việc theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP; con dấu của Phòng Tư pháp không được sử dụng cho các việc không thuộc công tác chứng thực theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP;

c) Đối với việc chứng thực chữ ký của người dịch:

- Người dịch phải chứng minh được mình thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch theo một trong các tiêu chuẩn sau:

+ Có bằng Đại học ngoại ngữ (hoặc cao hơn) về tiếng nước ngoài cần dịch;

+ Có bằng Đại học khác (hoặc cao hơn) mà thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch;

- Để đáp ứng nhu cầu của người dân về dịch thuật, các Phòng Tư pháp được xây dựng đội ngũ cộng tác viên dịch thuật trên cơ sở cộng tác viên hiện có của các Phòng Công chứng và theo các tiêu chuẩn nêu trên; Thông báo công khai danh sách cộng tác viên dịch thuật. Phòng Tư pháp quận - huyện phải quản lý đội ngũ cộng tác viên dịch thuật của mình.

Đối với các yêu cầu chứng thực chữ ký của người dịch không phải là cộng tác viên, các Phòng Tư pháp căn cứ theo tiêu chuẩn về trình độ người dịch nêu trên để chứng thực chữ ký theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.

- Không thực hiện chứng thực chữ ký của người dịch trong các trường hợp sau đây:

+ Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả;

+ Giấy tờ đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

+ Giấy tờ có xác định độ mật của cơ quan Nhà nước, đoàn thể, tổ chức xã hội và tổ chức kinh tế; giấy tờ bị cấm phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng.  

d) Khi chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu thấy cần thiết phải làm rõ nội dung giấy tờ, văn bản thì người thực hiện chứng thực đề nghị người yêu cầu chứng thực xuất trình bản dịch tiếng Việt của văn bản tiếng nước ngoài đó; Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.  

đ) Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp đăng ký chữ ký và con dấu tại Sở Ngoại vụ thành phố để phục vụ cho việc hợp pháp hóa lãnh sự trong các trường hợp cần thiết; 

e) Phòng Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân quận - huyện thực hiện các việc sau:

- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ủy ban nhân dân xã - phường - thị trấn về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Kiểm tra, thanh tra việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại Ủy ban nhân dân xã - phường - thị trấn;

- Tham mưu việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại Ủy ban nhân dân xã - phường - thị trấn;

- Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa phương mình để báo cáo Sở Tư pháp.

Ủy ban nhân dân quận - huyện thực hiện quản lý Nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phương mình, có nhiệm vụ, quyền hạn:

a) Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ủy ban nhân dân xã - phường - thị trấn về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

b) Kiểm tra, thanh tra việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa phương;

c) Giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo thẩm quyền;

d) Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa phương mình để báo cáo Sở Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm;

đ) Rà soát, củng cố, tăng cường số lượng và chất lượng cán bộ, bảo đảm các điều kiện vật chất và các điều kiện khác để Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân xã - phường - thị trấn của địa phương thực hiện hiệu quả việc chứng thực theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.

a) Sở Tư pháp thành phố thực hiện ngay các việc sau:

- Hướng dẫn các Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân xã - phường - thị trấn về lời chứng, phạm vi chứng thực chữ ký;

- Hướng dẫn các Phòng Tư pháp xây dựng và quản lý đội ngũ cộng tác viên dịch thuật;

- Chỉ đạo các Phòng Công chứng niêm yết công khai danh sách cộng tác viên dịch thuật hiện có và hướng dẫn cho người dân đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực;  

- Hướng dẫn với các sở - ban - ngành và Ủy ban nhân dân quận - huyện rà soát các thủ tục liên quan đến chứng thực, cấp bản sao từ sổ gốc, tổng hợp kết quả rà soát và báo cáo tình hình cho Ủy ban nhân dân thành phố.

b) Để thực hiện kịp thời các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trên địa bàn thành phố, Ủy ban nhân dân thành phố ủy quyền cho Giám đốc Sở Tư pháp:

- Hướng dẫn, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ủy ban nhân dân quận - huyện, Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân xã - phường - thị trấn về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực;

- Kiểm tra, thanh tra hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của Ủy ban nhân dân quận - huyện và Phòng Tư pháp quận - huyện;

- Phối hợp với Ủy ban nhân dân quận - huyện kiểm tra, thanh tra hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của Ủy ban nhân dân xã - phường - thị trấn (khi cần thiết);

- Thực hiện việc xử lý vi phạm về chứng thực theo thẩm quyền;

- Hướng dẫn Ủy ban nhân dân quận - huyện và xã - phường - thị trấn thực hiện việc thống kê số liệu, báo cáo tình hình cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại thành phố để báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố và Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm;

- Tổng hợp các khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP tại thành phố kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố và cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Giao Giám đốc Sở Nội vụ khẩn trương hướng dẫn việc khắc dấu cho các Phòng Tư pháp để phục vụ việc chứng thực theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.

a) Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp xây dựng quy định về mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực để Ủy ban nhân dân thành phố trình Hội đồng nhân dân thành phố ban hành sau khi có hướng dẫn của Bộ Tài chính;

b) Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, bảo đảm việc cấp kinh phí để tổ chức thực hiện hiệu quả việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trên địa bàn thành phố.

 Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các sở - ban - ngành có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp thành phố và Ủy ban nhân dân quận - huyện trong việc quản lý Nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trên địa bàn thành phố. 

Trong khi chưa có quy định mới về lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực, tạm thời áp dụng theo Thông tư liên tịch số 93/2001/TTLT/BTC-BTP ngày 21 tháng 11 năm 2001 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực và Quyết định số 228/2004/QĐ-UB ngày 06 tháng 10 năm 2004 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về việc ban hành mức thu phí dịch vụ công chứng, chứng thực tại thành phố Hồ Chí Minh.