Chỉ thị 16/2003/CT-UB Về việc tăng cường tổ chức, chỉ đạo, quản lý công tác Lưu trữ

Trong những năm qua, việc tổ chức, chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ của thành phố đã được quan tâm và có nhiều tiến bộ. Nhiều Sở, ban, ngành, UBND quận, huyện đã bố trí công chức chuyên trách công tác lưu trữ, sắp xếp kho tàng, tổ chức triển khai thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, tổ chức kiểm tra; mở lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ cán bộ, công chức của cơ quan và các đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác lưu trữ cũng còn nhiều mặt tồn tại: Bố trí cán bộ chưa được đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ làm lưu trữ, chưa quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ. Đặc biệt tài liệu lưu trữ vẫn còn phổ biến nằm rải rác trong các phòng, ban, nơi làm việc của Lãnh đạo và cán bộ, công chức, không thu nhận tập trung về bộ phận lưu trữ để phân loại, chỉnh lý, sắp xếp theo quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, gây khó khăn trong công tác quản lý, bảo mật phục vụ công tác nghiên cứu, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp, các ngành, các cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Để khắc phục tình trạng trên, thực hiện nghiêm chỉnh Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 được Chủ tịch nước công bố Lện số 03/2001/L/CTN ngày 15/4/2001; Chỉ thị số 762/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới; Quyết định số 497/QD-UB ngày 02/2/1998 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội ban hành quy định về công tác lưu trữ; Kế hoạch số 20/KH-UB ngày 31/3/2003 của Ủy ban nhân dân thành phố về công tác lưu trữ năm 2003, nhằm đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp, khoa học; Ủy ban nhân dân Thành phố Chỉ thị:

1- Giám đốc các Sở, ban ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, đơn vị cần quán triệt sâu rộng Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001, vị trí, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, từ đó nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo các cấp, các ngành, tổ chức, cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức trong việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

2- Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện rà soát việc thực hiện Thông tư 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp. Nếu chưa thực hiện đúng với quy định của Thông tư 40 thì chỉ đạo Phòng Tổ chức chính quyền quận, huyện phố hợp với Văn phòng HĐND và UBND quận, huyện tổ chức thực hiện.

3- Các Sở, ban, ngành các tổ chức, cơ quan, đơn vị căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao xây dựng, tổ chức bộ phận lưu trữ, bố trí biên chế có nghiệp vụ làm chuyên trách công tác lưu trữ, giúp lãnh đạo sở, ban, ngành, các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện quản lý công tác lưu trữ và tài liệu tập trung thống nhất theo quy định.

4- Từ nay, việc bố trí cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ tại các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện phải được đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ từ trung cấp trở lên. Những Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện đã bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ chưa được đào tạo thì cần làm việc với Ban Tổ chức chính quyền Thành phố để cử cán bộ, công chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ tại các trường của Trung ương và Thành phố.

5- Ban tổ chức chính quyền Thành phố có trách nhiệm phối hợp với các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện quy định bố trí biên chế công chức làm công tác chuyên trách lưu trữ tại các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện trình Ủy ban nhân dân Thành phố quyết định.

6- Để đảm bảo quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện phải xây dựng các quy định, kế hoạch về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình và tổ chức để cán bộ, công chức thực hiện tốt công tác lưu trữ như:

a. Quy định Cán bộ, công chức lập hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc được phân công theo dõi thụ lý.

b. Hàng năm có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của cán bộ, công chức tại các phòng, ban, đơn vị trực thuộc (kể cả công chức lãnh đạo) tập trung về bộ phận lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận, huyện, các Sở, ban, ngành, tổ chức, cơ quan, đơn vị để chỉnh lý, quản lý thống nhất.

c. Lập kế hoạch tổ chức chỉnh lý dứt điểm số tài liệu đã thu về lưu trữ cơ quan theo quy định của Nhà nước và hướng dẫn của Trung tâm Lưu trữ Thành phố.

d. Bố trí kho, mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ như: Giá, hộp catton, bìa hồ sơ, điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm v.v... Tổ chức tốt việc quản lý kho, phòng chống ẩm mốc, mối mọt và các loại côn trùng xâm nhập làm hủy hoại tài liệu lưu trữ.

đ. Từng bước ứng dụng tin học vào quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Văn phòng HĐND và UBND Thành phố là đầu mối xây dựng và hướng dẫn việc ứng dụng tin học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo văn phòng và công chức văn thư, lưu trữ các Sở, ban, ngành, quận, huyện.

e. Xây dựng nội quy khai thác tài liệu và tổ chức việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả.

7- Căn cứ công văn số 2569/TC-HCSN ngày 27/6/2000 của Bộ Tài chính về việc bố trí kinh phí cho công tác lưu trữ. Hàng năm các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các quận, huyện lập dự trù kinh phí phục vụ cho công tác lưu trữ gửi Sở Tài chính-Vật giá để tổng hợp, xác định nguồn kinh phí phục vụ công tác lưu trữ của từng Sở, ban, ngành, tổ chức, cơ quan, đơn vị, Ủy ban nhân dân các quận, huyện báo các UBND Thành phố phê duyệt

8- Văn phòng HĐND và UBND Thành phố, chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ Thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, có trách nhiệm tổ chức kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc, tổng hợp báo cáo UBND Thành phố việc thực hiện Chỉ thị của Ủy ban nhân dân thành phố về công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện, các Sở, ban, ngành, các tổ chức, cơ quan, đơn vị trực thuộc Thành phố.

9- Văn phòng HĐND và UBND thành phố, Uỷ ban nhân dân các quận, huyện, các Sở, ban, ngành, các tổ chức, cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện chỉ thị này./.