Chỉ thị 11/2007/CT-UBND Về việc tăng cường chỉ đạo công tác văn thư - lưu trữ bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh

CHỈ THỊ

Trong thời gian qua, UBND tỉnh đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo công tác văn thư - lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Nhìn chung, các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã có nhiều quan tâm chỉ đạo công tác văn thư - lưu trữ đi vào nề nếp, tổ chức văn thư - lưu trữ ở một số sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã được củng cố, tài liệu lưu trữ đã xác định giá trị, phân loại, chỉnh lý giao nộp và bảo quản tốt hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ từng bước đáp ứng yêu cầu cho người sử dụng.

Tuy nhiên, vẫn còn một số sở, ban, ngành, UBND huyện, thị xã và cá nhân chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ, việc chấp hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia chưa nghiêm đó là: Tổ chức văn thư - lưu trữ còn thiếu hoặc chưa có cán bộ chuyên trách lưu trữ; việc lập hồ sơ, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử còn rất hạn chế, đầu tư kinh phí xây dựng kho tàng, bố trí trang thiết bị, bảo quản tài liệu lưu trữ, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu chưa được quan tâm, có nơi chưa giải quyết được; tình trạng ứng dụng khoa học công nghệ thông tin thiếu đồng bộ, nguồn nhân lực ở lĩnh vực này còn yếu và thiếu… Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, khai thác tài liệu có giá trị chưa được quan tâm đúng mức, việc phục vụ cho nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ còn kém hiệu quả.

Xuất phát từ tình hình trên, nhằm sớm khắc phục những tồn tại trong công tác này. Đồng thời, tổ chức thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và các quy định pháp luật về văn thư - lưu trữ. UBND tỉnh chỉ thị:

1. Các Sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã:

a) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về công tác văn thư - lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ sở, ngành, huyện, thị xã cho đến xã, phường, thị trấn để nâng cao nhận thức về công tác này.

b) Kiện toàn tổ chức, bộ máy văn thư và lưu trữ, bố trí 01 biên chế công tác văn thư và 01 biên chế lưu trữ chuyên trách ở các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã được quy định tại Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02//2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân. Việc tiếp nhận và tuyển dụng mới công chức, viên chức văn thư - lưu trữ phải có trình độ Trung học văn thư - lưu trữ trở lên và phân công đúng theo nghiệp vụ và tiêu chuẩn ngạch.

- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác công nghệ thông tin nhằm nâng cao trình độ ứng dụng khoa học công nghệ thông tin ngang tầm nhiệm vụ được giao. Đưa việc ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào bảo vệ, bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả cao.

c) Tăng cường công tác quản lý, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra công tác văn thư - lưu trữ và tài liệu lưu trữ, chấp hành nghiêm chỉnh Điều 4 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia về chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (Lưu trữ hiện hành) và lưu trữ lịch sử (Trung tâm Lưu trữ). Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã và cá nhân nào không giao nộp hoặc giao nộp chậm trễ làm mất mát, ẩm ướt, mối, chuột… cắn phá hư hỏng hồ sơ, tài liệu thì bị xem là vi phạm Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, tùy theo tính chất xử lý theo quy định pháp luật;

- UBND các huyện, thị xã có tài liệu ở tình trạng bó gói, chất đóng chưa phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu. Từ nay đến năm 2008 phải lập kế hoạch chỉnh lý đưa vào khai thác sử dụng có hiệu quả.

d) Bố trí xây dựng, cải tạo kho tàng để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ các sở, ban, ngành. Đối với UBND các huyện, thị xã từ nay đến năm 2010 phải xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng. UBND cấp xã, phường, thị trấn phải bố trí một phòng trong trụ sở làm việc khoảng 20m² để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Kho lưu trữ chuyên dụng phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật xây dựng theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

e) Hàng năm Thủ trưởng các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã chỉ đạo thực hiện nghiêm túc về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư - lưu trữ và tài liệu lưu trữ về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

2. Giao Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư bố trí kinh phí hàng năm theo Luật Ngân sách Nhà nước nhằm đảm bảo cho các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã thực hiện tốt công tác văn thư - lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

3. Giao Sở Nội vụ phân bổ biên chế đầy đủ, đúng theo Điểm b, Khoản 1 Chỉ thị này cho các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã. Riêng cấp xã, phường, thị trấn phải có cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ hiện hành và bố trí công chức Ủy viên văn phòng phụ trách công tác văn thư - lưu trữ. Đến năm 2010 phải chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ nhằm đảm bảo cho việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu phát triển đất nước hiện nay;

- Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh lập kế hoạch tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư - lưu trữ cấp sở, ban, ngành, huyện, thị xã và xã, phường, thị trấn.

4. Văn phòng UBND tỉnh chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ hàng năm xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn thư - lưu trữ và tổ chức hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra việc thi hành các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư - lưu trữ, tài liệu lưu trữ và Chỉ thị này đối với các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã. Đồng thời, lập dự toán kinh phí hàng năm để trang bị cơ sở vật chất cho Trung tâm Lưu trữ từng bước đạt tiêu chuẩn hóa kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;

5. Giao Sở Tư pháp, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã chịu trách nhiệm triển khai và thi hành Chỉ thị này.

Văn phòng UBND tỉnh theo dõi, đôn đốc thực hiện Chỉ thị, hàng năm báo cáo kết quả thực hiện cho UBND tỉnh.