Chỉ thị 10/1999/CT-UB V/v Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ và bảo quản tài liệu lưu trữ trên địa bàn Tỉnh Bình Phước
CHỈ THỊ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
V/v Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ và bảo quản tài liệu
lưu trữ trên địa bàn Tỉnh Bình Phước
_________________________
Thực hiện chỉ thị 726/TTg ngày 04/09/1997 của Thủ tướng Chính phủ về “Tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới” và Thông tư 40/1998/TT-TCCP , ngày 24/01/1998 của Ban tổ chức cán bộ Chính phủ về “hướng dẫn tổ chức lưu trữ cơ quan Nhà nước các cấp”.
UBND Tỉnh đã ban hành một số văn bản chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ trên địa bàn Tỉnh, đồng thời Văn phòng UBND Tỉnh đã tổ chức kiểm tra về công tác Văn phòng trong quý I/1999.
Thực tế qua báo cáo của tổ kiểm tra về công tác Văn phòng cho thấy tình hình công tác văn thư – lưu trữ của Tỉnh còn nhiều vấn đề chưa làm được như : Về tổ chức biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ chưa đáp ứng theo yêu cầu cả về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật, kho tàng chưa có hoặc có cũng không đồng bộ từ đó đã ảnh hưởng không ít đến việc bảo quản giữ gìn tài liệu có huyện đã để xảy ra tình trạng tài liệu bị thất lạc, mất, bị hư hỏng do mối mọt, tài liệu còn ở dạng trích đống, bó gói chưa chỉnh lý v.v…
- Xuất phát từ tình hình trên, để khắc phục và nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu sự nghiệp phát triển của Tỉnh nói riêng và cả nước nói chung. ƯBND Tỉnh yêu cầu UBND các huyện, Sở, ban, ngành, đoàn thể thực hiện những việc sau đây :
1. Ban TCCQ Tỉnh phối hợp với Văn phòng UBND Tỉnh và UBND các huyện ấn định biên chế chuyên trách cho các huyện từ 1-2 cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ từ trung cấp lưu trữ trở lên.
- Đối với các Sở, ban, ngành, đoàn thể bố trí cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ cần có trình độ nghiệp vụ chuyên môn là trung cấp văn thư lưu trữ.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư-lưu trữ để nâng cao trình độ nghiệp vụ ngang tầm nhiệm vụ, từng bước chấn chỉnh công tác văn thư-lưu trữ ở cơ quan đơn vị mình từ đây đến năm 2000 cơ bản hoàn thiện về tổ chức bộ máy lưu trữ, tài liệu lưu trữ từ Tỉnh đến sở, ban, ngành, đoàn thể và UBND các huyện, xã.
2. UBND các huyện, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành khẩn trương chỉ đạo chỉnh lý ngay toàn bộ những tài liệu hiện đang trích đống, bó gói ở các cơ quan, đơn vị mình để bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu nghiên cứu tài liệu ở địa phương.
- Lập kế hoạch xây dựng cải tạo nâng cấp các kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình. Kho lưu trữ phải cố định không luân chuyển. Nhất là khi xây dựng trụ sở cần phải xem xét kỹ vấn đề này để bảo đảm, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ lâu dài, an toàn.
- Hàng năm thủ trưởng các cơ quan, đơn vị dành riêng môt số kinh phí của ngành mình để trang bị cơ sở vật chất cho lưu trữ cơ quan mình.
- Thực hiện chế độ phụ cấp, bồi dưỡng độc hại ngành theo đúng quy định Nhà nước.
3. Đối với Trung tâm Lưu trữ Tỉnh :
- Thường xuyên kiểm tra định kỳ hàng năm, đột xuất công tác bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ của UBND huyện, Sở, ban, ngành, đoàn thể báo cáo UBND Tỉnh kịp thời chỉ đạo. Hỗ trợ về mặt nghiệp vụ và quy trình kỹ thuật bảo quản, phục chế, bảo vệ an toàn tài liệu theo chế độ quy định Nhà nước.
- Tham mưu cho UBND Tỉnh, Văn phòng UBND Tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh.
Căn cứ chỉ thị này Chủ tịch UBND huyện, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, đoàn thể chịu trách nhiệm triển khai thực hiện và duy trì chế độ thông tin báo cáo cho UBND Tỉnh theo quy định.