__________

Ngày 08/12/2000 Chính phủ đó ban hành Nghị định 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực thay thế Nghị định 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động Công chứng Nhà nước. Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 03/2001/TP-CC ngày 14/3/2001 hướng dẫn thi hành Nghị định 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực.

Để triển khai thực hiện Nghị định của Chính phủ về công chứng, chứng thực ở địa phương, Uỷ ban nhân dân thành phố chỉ thị:

I. Về việc rà soát các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành liên quan đến công chứng, chứng thực:

Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với các ngành, các cấp, các cơ quan, tổ chức hữu quan ở thành phố rà soát các văn bản do Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành, các quy định, hướng dẫn của các cấp, các ngành có liên quan đến hoạt động công chứng, chứng thực để xử lý hoặc báo cáo Uỷ ban nhân dân thành phố xem xét quyết định theo thẩm quyền, bảo đảm các quy định ở thành phố đúng theo quy định tại Nghị định mới về công chứng, chứng thực và phù hợp với thực tế ở địa phương.

II. Kiện toàn tổ chức, bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động công chứng, chứng thực

1. Từ nay đến hết năm 2001, Sở Tư pháp thống nhất với Ban Tổ chức chính quyền thành phố việc kiện toàn tổ chức, biên chế các Phòng Công chứng thuộc thành phố, báo cáo Uỷ ban nhân dân thành phố quyết định, đảm bảo cho các Phòng Công chứng của thành phố đủ điều kiện theo quy định tại Nghị định 75 và đủ khả năng đáp ứng kịp thời yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tại địa phương.

2. Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã bố trí cán bộ tư pháp có trình độ cử nhân Luật chuyên trách thực hiện công tác chứng thực ở cấp mình, chỉ đạo Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn bố trí ổn định cán bộ có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Nghị định số 09/1998/NĐ-CP ngày 23/01/1998 giúp Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn trong công tác chứng thực.

Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp Uỷ ban nhân dân thành phố tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cỏn bộ làm công tác chứng thực ở thành phố.

3. Sở Tư pháp phối hợp với các cấp, ngành liên quan nghiên cứu, trình Uỷ ban nhân dân thành phố quyết định về phân định thẩm quyền công chứng, chứng thực và mối quan hệ nghiệp vụ bảo đảm cho hoạt động cụng chứng, chứng thực ở thành phố được chặt chẽ, tránh sơ hở, chồng chéo và thuận tiện cho giao dịch của nhân dân.

Sở Tư pháp tiếp tục nghiên cứu, đề xuất báo cáo Uỷ ban nhân dân thành phố việc tăng cường từng bước tổ chức và hoạt động của bộ phận lưu trữ tập trung hồ sơ công chứng, chứng thực ở thành phố, bảo đảm lưu trữ lâu dài; tạo điều kiện tra cứu được thuận tiện, chặt chẽ.

4. Ngoài những việc chứng thực đó được quy định tại Nghị định 75/2000/NĐ-CP cần tăng cường quản lý công tác chứng thực hành chính ở Uỷ ban nhân dân cấp xã (trước đây gọi là công tác thị thực hành chính). Giao cho Sở Tư pháp hướng dẫn, kiểm tra; tập huấn nghiệp vụ về công tác này.

5. Các Sở, Ban, Ngành, các cơ quan, tổ chức hữu quan ở thành phố căn cứ quy định hiện hành thực hiện việc cấp bản sao đồng thời với bản chính; cấp bản sao theo Sổ gốc những giấy tờ do mình đó đăng ký, không dồn việc cho cơ quan công chứng, chứng thực. Cơ quan tổ chức khi tiếp nhận giấy tờ của nhân dân không được đòi hỏi nhất định phải có bản sao do Phòng Công chứng chứng nhận. Cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận giấy tờ xét thấy cần bản chính để đối chiếu, thì phải tự mình đối chiếu bản chụp với bản chính.

6. Sở Tài chính - Vật giá, Sở Xây dựng có trách nhiệm bảo đảm trụ sở, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cần thiết để các Phòng Công chứng ở thành phố hoạt động.

Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm bảo đảm về tổ chức, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cần thiết cho hoạt động chứng thực ở địa phương.

7. Sở Tư pháp phối hợp với Đài Phát thanh - Truyền hình Hải Phòng, Báo Hải Phũng có chương trình, kế hoạch cụ thể để tuyên truyền, phổ biến rộng rãi trong nhân dân các quy định về công chứng, chứng thực.

8. Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị này, thường xuyên báo cáo Uỷ ban nhân dân thành phố.