Xác thực sinh trắc học người đại diện: bước bắt buộc mới khi đăng ký hóa đơn điện tử

Từ nay, doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải tuân thủ một yêu cầu quan trọng trong quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: xác thực sinh trắc học người đại diện theo pháp luật. Công văn 3078/CT-NVT đã chính thức quy định bổ sung này nhằm tăng cường độ tin cậy và ngăn chặn gian lận trong các hoạt động liên quan đến hóa đơn điện tử. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh chuyển đổi số và nâng cao quản lý trong lĩnh vực tài chính kế toán.

Xác thực sinh trắc học lần đầu đăng ký

Khi đơn vị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu tiên, người đại diện theo pháp luật bắt buộc phải thực hiện xác thực sinh trắc học. Đây là bước kiểm định danh tính nhằm xác nhận rằng người thực hiện đăng ký chính là người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh. Biện pháp này giúp ngăn chặn tình trạng giả mạo danh tính hoặc sử dụng thông tin người đại diện không đúng để thực hiện các giao dịch hóa đơn điện tử. Việc xác thực sinh trắc học đảm bảo tính chính xác và pháp lý của thông tin đăng ký ban đầu.

Xác thực khi thay đổi thông tin đại diện

Ngoài đăng ký lần đầu, công văn cũng quy định rằng khi doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật, việc xác thực sinh trắc học phải được thực hiện lại. Điều này đảm bảo rằng người mới được chỉ định làm đại diện theo pháp luật thực sự là người đó và có quyền thực hiện các giao dịch liên quan đến hóa đơn điện tử. Yêu cầu này phản ánh nguyên tắc quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng thông tin đăng ký lỗi thời hoặc bị sử dụng trái phép sau khi có thay đổi nhân sự.

Đối tượng áp dụng và phạm vi

Công văn 3078/CT-NVT áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có nhu cầu đăng ký hoặc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là quy định bắt buộc không có ngoại lệ, giúp tạo môi trường quản lý hóa đơn điện tử an toàn và minh bạch hơn. Các đơn vị này cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu xác thực sinh trắc học của người đại diện trước khi nộp đơn đăng ký hoặc thay đổi.

Ví dụ thực tế

Công ty A cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu. Ông Nguyễn Văn B là giám đốc và đại diện theo pháp luật phải thực hiện xác thực sinh trắc học. Sau đó, khi công ty thay đổi giám đốc, người giám đốc mới—bà Trần Thị C—cũng phải hoàn thành xác thực sinh trắc học trước khi cập nhật thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này đảm bảo tính hợp pháp của mỗi giao dịch hóa đơn.

Lưu ý quan trọng

Người đại diện theo pháp luật phải thực hiện xác thực sinh trắc học bắt buộc khi đăng ký lần đầu hoặc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Chuẩn bị đầy đủ tài liệu xác thực trước khi nộp đơn để tránh chậm trễ trong quá trình xử lý.