Tỷ giá ngoại tệ trên hóa đơn điện tử: Bắt buộc phải là tỷ giá giao dịch thực tế từ tháng 9/2026

Từ ngày 14 tháng 9 năm 2026, các tổ chức và doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính bằng ngoại tệ sẽ phải tuân thủ một yêu cầu quan trọng về xác định tỷ giá ngoại tệ trên hóa đơn điện tử. Công văn 6810/CT-QLNT của Cục Quản lý thuế chính thức hướng dẫn rõ ràng rằng tỷ giá ghi trên hóa đơn điện tử phải là tỷ giá giao dịch thực tế theo quy định của pháp luật về kế toán. Đây là sự thay đổi quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác và tính pháp lý của các chứng từ tài chính trong môi trường số hóa.

Tỷ giá giao dịch thực tế là tiêu chuẩn duy nhất

Yêu cầu đầu tiên và cơ bản của hướng dẫn này là tỷ giá ngoại tệ ghi trên hóa đơn điện tử không được phép sử dụng các tỷ giá ước tính, tỷ giá quy đổi theo công bố của các tổ chức quốc tế, hay bất kỳ tỷ giá tham khảo nào khác. Theo công văn này, chỉ duy nhất tỷ giá giao dịch thực tế được phép sử dụng. Tỷ giá giao dịch thực tế được hiểu là tỷ giá thực sự được áp dụng khi xảy ra giao dịch kinh tế giữa các bên, tỷ giá này phải được ghi chép chính xác và có đầy đủ chứng cứ hỗ trợ như hợp đồng, phiếu chuyển tiền hoặc các giấy tờ liên quan đến giao dịch ngoại tệ.

Sự tuân thủ pháp luật về kế toán là cơ sở

Hướng dẫn này được xây dựng trên nền tảng của pháp luật về kế toán, điều này có ý nghĩa rất quan trọng. Pháp luật kế toán Việt Nam quy định rõ ràng các nguyên tắc ghi chép tỷ giá ngoại tệ trong hóa đơn và các chứng từ kế toán. Bằng cách liên kết hướng dẫn này với pháp luật kế toán, Cục Quản lý thuế đã tạo ra một khung pháp lý thống nhất giữa yêu cầu quản lý thuế và yêu cầu kế toán. Điều này giúp các doanh nghiệp không bị mâu thuẫn giữa hai bộ luật và giảm rủi ro không tuân thủ.

Ảnh hưởng đến hóa đơn điện tử và quy trình kinh doanh

Với sự phổ biến của hóa đơn điện tử trong kinh doanh hiện đại, yêu cầu này có tác động trực tiếp đến cách các doanh nghiệp lập và quản lý hóa đơn. Các hệ thống quản lý hóa đơn điện tử phải được cấu hình để tự động ghi nhận tỷ giá thực tế từ thời điểm giao dịch. Công văn 6810/CT-QLNT là một phần của hệ thống pháp luật mới bao gồm Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Nghị định 252/2026/NĐ-CP, những văn bản này tạo nên khung pháp lý mới về hóa đơn đi và quản lý thuế.

Ví dụ thực tế

Một công ty xuất khẩu Việt Nam ký hợp đồng bán hàng với khách hàng Mỹ vào ngày 10 tháng 9 năm 2026. Tỷ giá USD/VND tại thời điểm giao dịch là 24.500 đồng. Công ty phải ghi chính xác tỷ giá này trên hóa đơn điện tử, không được sử dụng tỷ giá trung bình tháng hoặc tỷ giá công bố của ngân hàng. Tỷ giá ghi trên hóa đơn điện tử phải khớp với tỷ giá thực tế trong hợp đồng và các tài liệu giao dịch.

Lưu ý quan trọng

Từ 14/9/2026, các doanh nghiệp phải cập nhật hệ thống hóa đơn điện tử để ghi tỷ giá giao dịch thực tế. Kiểm tra lại quy trình quản lý ngoại tệ và đảm bảo toàn bộ chứng cứ giao dịch được lưu trữ đầy đủ. Tham khảo Nghị định 254/2026/NĐ-CP để hiểu rõ hơn các quy định liên quan.