Nghị định 254/2026 thay đổi cách tính thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ: Doanh nghiệp cần chuẩn bị ngay

Nghị định 254/2026/NĐ-CP vừa được công bố sẽ có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2026, mang theo những thay đổi quan trọng trong hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2025, đặc biệt là quy định về hóa đơn điện tử. Thay đổi lớn nhất liên quan đến thời điểm lập hóa đơn đối với các dịch vụ, khi luật định rõ đây là thời điểm hoàn thành việc cung cấp, không phải thời điểm ký kết hợp đồng hay nhận thanh toán. Điều này có ý nghĩa sâu sắc với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ trong mọi lĩnh vực.

Thay đổi chính: Thời điểm hoàn thành việc cung cấp là mốc tính

Theo quy định mới trong Nghị định 254/2026, doanh nghiệp không được phép lập hóa đơn dịch vụ vào bất kỳ thời điểm nào họ muốn. Thay vào đó, thời điểm lập hóa đơn phải tương ứng với thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Điều này có nghĩa là nếu một công ty tư vấn ký hợp đồng vào tháng 1 nhưng công việc hoàn thành vào tháng 3, hóa đơn cũng phải được lập vào tháng 3. Quy định này nhằm đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin tài chính, giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát dòng tiền và ngăn chặn các hành vi ghi nhận doanh thu sai thời kỳ.

Tiền đặt cọc chưa phải là doanh thu ngay

Một điểm quan trọng được lưu ý trong Nghị định 254/2026 là khi doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc để thực hiện hợp đồng dịch vụ, khoản tiền này chưa được coi là cơ sở để xuất hóa đơn. Điều này có ý nghĩa rất lớn vì nó tách biệt giữa dòng tiền vào và thời điểm ghi nhận doanh thu. Khi khách hàng thanh toán tiền đặt cọc, doanh nghiệp vẫn phải giữ khoản tiền này riêng biệt cho đến khi hoàn thành dịch vụ, lúc đó mới lập hóa đơn. Quy định này bảo vệ cả doanh nghiệp lẫn khách hàng, tránh các tranh chấp liên quan đến chất lượng dịch vụ sau khi hóa đơn đã được phát hành.

Ảnh hưởng đến quản lý dòng tiền và kế toán

Thay đổi này sẽ tác động trực tiếp đến cách doanh nghiệp quản lý dòng tiền và lập báo cáo tài chính. Những công ty cung cấp dịch vụ dài hạn cần điều chỉnh hệ thống kế toán để lập hóa đơn đúng thời điểm hoàn thành công việc, chứ không phải thời điểm nhận tiền hay ký hợp đồng. Điều này cũng ảnh hưởng đến các chỉ tiêu tài chính như doanh thu năm, nợ phải trả, và khả năng chi trả của doanh nghiệp. Các hệ thống kế toán hiện tại cần được cập nhật để đáp ứng yêu cầu mới này từ ngày 1 tháng 7 năm 2026.

Ví dụ thực tế

Một công ty quản lý sự kiện ký hợp đồng tổ chức hội nghị vào tháng 1 với giá 100 triệu đồng. Khách hàng thanh toán 50% tiền đặt cọc (50 triệu) ngay. Hội nghị diễn ra và hoàn thành vào tháng 3. Theo Nghị định 254/2026, công ty chỉ được lập hóa đơn vào tháng 3 khi dịch vụ hoàn thành, không phải khi nhận tiền đặt cọc ở tháng 1. Khoản 50 triệu nhận ở tháng 1 là nợ chưa hoàn thành công việc cho đến khi hóa đơn được phát hành.

Lưu ý quan trọng

Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cần chuẩn bị ngay từ bây giờ: Đánh giá lại hệ thống kế toán và lập hóa đơn hiện tại, cập nhật quy trình để tuân thủ quy định mới, đào tạo nhân viên. Deadline áp dụng là 01/07/2026. Không tuân thủ có thể dẫn đến xử phạt về thuế.