Hợp đồng lao động điện tử phải lưu trữ 10 năm: Quy định mới từ tháng 7/2026

Một quy định quan trọng sắp có hiệu lực vào ngày 01/07/2026 sẽ thay đổi cách quản lý hợp đồng lao động điện tử tại Việt Nam. Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn thi hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã chính thức quy định thời hạn lưu trữ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử trên nền tảng là 10 năm. Quy định này áp dụng cho cả người sử dụng lao động và người lao động, tạo ra tiêu chuẩn chung về quản lý hồ sơ điện tử trong quan hệ lao động.

Thời hạn lưu trữ cơ bản: 10 năm kể từ ngày chấm dứt

Theo quy định mới, hợp đồng lao động điện tử và các tài liệu liên quan phải được lưu trữ trên nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong vòng 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt. Thời hạn này được tính từ khoảnh khắc hợp đồng kết thúc hiệu lực, chứ không phải từ ngày ký kết. Điều này đảm bảo rằng cả hai bên - người sử dụng lao động và người lao động - có đủ thời gian để giải quyết các tranh chấp, kiểm toán, hoặc xác minh thông tin liên quan đến mối quan hệ lao động đã kết thúc.

Trường hợp đặc biệt: Nhiều hợp đồng liên tục

Quy định cũng bao gồm một điều khoản quan trọng cho những trường hợp phức tạp hơn. Khi người lao động và người sử dụng lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục (chẳng hạn như gia hạn, nâng cấp, hoặc chuyển đổi loại hợp đồng), thời hạn lưu trữ 10 năm sẽ được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng. Điều này tránh những tình huống mơ hồ và đảm bảo toàn bộ lịch sử lao động của cá nhân được bảo vệ trong một khoảng thời gian nhất quán.

Ý nghĩa và lợi ích của quy định

Việc quy định rõ ràng thời hạn lưu trữ 10 năm mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Đối với người lao động, điều này bảo vệ quyền lợi của họ khi có tranh chấp lao động, yêu cầu bồi thường, hoặc cần chứng minh lịch sử công tác. Đối với người sử dụng lao động, rõ ràng hóa thời hạn lưu trữ giúp họ lập kế hoạch quản lý tài liệu hiệu quả. Ngoài ra, quy định này hỗ trợ các cơ quan quản lý nhà nước trong công tác thanh tra, kiểm tra compliance và bảo vệ quyền lợi lao động.

Ví dụ thực tế

Giả sử công ty A ký hợp đồng lao động điện tử với ông B ngày 01/01/2024, thời hạn 2 năm. Hợp đồng chấm dứt ngày 01/01/2026. Từ ngày 01/07/2026 trở đi, công ty A phải lưu trữ hợp đồng này trên nền tảng điện tử đến ít nhất 01/01/2036 (10 năm từ ngày chấm dứt). Nếu ông B khiếu nại về lương hoặc điều kiện lao động vào năm 2034, công ty A vẫn có đầy đủ chứng cứ điện tử.

Lưu ý quan trọng

Từ 01/07/2026, hãy đảm bảo hệ thống quản lý hợp đồng lao động điện tử của bạn tuân thủ quy định lưu trữ 10 năm theo Thông tư 08/2026/TT-BNV. Chuẩn bị sẵn sàng các biện pháp kỹ thuật, quy trình lưu trữ và xóa dữ liệu để tránh vi phạm.