Doanh nghiệp phải thực hiện xác thực điện tử từ tháng 7/2026: Những thay đổi bắt buộc

Chính phủ vừa ban hành Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Nghị định 168/2025 về đăng ký doanh nghiệp. Điều quan trọng nhất là từ ngày 23 tháng 7 năm 2026, toàn bộ hoạt động thành lập doanh nghiệp và thay đổi người đại diện sẽ bắt buộc phải thực hiện xác thực điện tử. Đây là bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa thủ tục hành chính, nhằm tăng cường minh bạch, giảm sai sót và tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà đầu tư.

Yêu cầu xác thực điện tử trong thành lập doanh nghiệp

Bắt đầu từ 23/7/2026, khi thành lập doanh nghiệp, các nhà đầu tư không còn có thể nộp hồ sơ với chữ ký viết tay hoặc xác thực truyền thống. Tất cả các tài liệu liên quan đến quá trình đăng ký phải được xác thực thông qua phương tiện điện tử. Yêu cầu này áp dụng đối với mọi doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, từ doanh nghiệp nhỏ vừa đến các tập đoàn lớn. Mục đích của quy định này là đảm bảo tính xác thực, truy vết đầy đủ của tài liệu đăng ký, ngăn chặn các hành vi giả mạo, và tạo cơ sở dữ liệu quốc gia về doanh nghiệp chính xác, tin cậy.

Bắt buộc xác thực điện tử khi thay đổi người đại diện

Ngoài thành lập mới, quy định cũng yêu cầu xác thực điện tử khi doanh nghiệp thay đổi người đại diện. Đây là một trong những thay đổi quan trọng nhất của doanh nghiệp liên quan đến cơ cấu quản lý. Khi Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người đại diện pháp luật thay đổi, toàn bộ hồ sơ đăng ký thay đổi này phải được xác thực điện tử. Quy định này giúp đảm bảo rằng những người quản lý doanh nghiệp được xác định rõ ràng, hạn chế tranh chấp về quyền lực quản lý nội bộ.

Ý nghĩa của sự thay đổi

Việc áp dụng xác thực điện tử bắt buộc là xu hướng toàn cầu về chuyển đổi số trong hoạt động hành chính công. Quy định mới giúp giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, và tạo ra một hệ thống quản lý doanh nghiệp hiện đại, minh bạch. Đối với các nhà đầu tư, điều này yêu cầu họ phải chuẩn bị sẵn sàng công nghệ xác thực điện tử trước khi thực hiện các thủ tục liên quan.

Ví dụ thực tế

Ông Nguyễn Văn A muốn thành lập một công ty TNHH từ tháng 8/2026. Theo quy định mới, ông phải thực hiện xác thực điện tử cho toàn bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty. Sau khi công ty hoạt động, nếu ông muốn chuyển giao vị trí Giám đốc cho ông Trần Văn B, hồ sơ thay đổi người đại diện cũng bắt buộc phải xác thực điện tử theo quy định.

Lưu ý quan trọng

Từ 23/7/2026, doanh nghiệp phải chuẩn bị công nghệ xác thực điện tử để thực hiện thủ tục thành lập mới hoặc thay đổi người đại diện. Bạn cần liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh để tìm hiểu phương thức xác thực điện tử được chấp nhận.