Công chức phải hướng dẫn bổ sung hồ sơ một lần duy nhất — quy định mới của Nghị định 385/2026

Nghị định 385/2026/NĐ-CP về kiểm soát thủ tục hành chính đã đưa ra một thay đổi quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả trong cung cấp dịch vụ hành chính công. Quy định mới này bắt buộc công chức và viên chức phải hướng dẫn bổ sung hồ sơ cụ thể, đầy đủ trong một lần duy nhất. Đây là bước tiến đáng kể trong việc giảm bớt gánh nặng hành chính cho người dân và doanh nghiệp, đồng thời tăng cường trách nhiệm của cơ quan công vụ.

Nội dung chính của quy định mới

Theo Nghị định 385/2026/NĐ-CP, công chức và viên chức được phân công thực hiện thủ tục hành chính không được phép yêu cầu người dân hoặc doanh nghiệp bổ sung hồ sơ nhiều lần. Thay vào đó, khi phát hiện hồ sơ chưa đủ điều kiện, họ phải cung cấp hướng dẫn cụ thể, chi tiết, rõ ràng về những giấy tờ, thông tin nào còn thiếu và cách bổ sung trong một lần duy nhất. Quy định này áp dụng cho tất cả công chức và viên chức liên quan đến thủ tục hành chính, không phân biệt cấp độ hoặc lĩnh vực.

Lợi ích của quy định đối với người dân và doanh nghiệp

Thay đổi này mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Thứ nhất, nó giảm đáng kể thời gian xử lý hồ sơ bởi người dân không cần quay lại nhiều lần để bổ sung từng phần một. Thứ hai, nó giảm chi phí và công sức cho cả người dân lẫn cơ quan công vụ. Thứ ba, quy định này buộc công chức phải chuẩn bị kỹ lưỡng, kiểm tra toàn diện hồ sơ trước khi yêu cầu bổ sung, nâng cao chất lượng dịch vụ. Cuối cùng, nó tạo ra tính minh bạch và công bằng trong quy trình cấp phép hoặc xử lý hành chính.

Trách nhiệm của công chức trong việc thực hiện

Công chức phải chủ động phân tích hồ sơ, xác định toàn bộ thiếu sót, rồi liệt kê chi tiết trong một thông báo duy nhất. Họ cần cung cấp hướng dẫn rõ ràng, dễ hiểu về từng yêu cầu bổ sung, kèm theo các tiêu chí cụ thể để người dân biết chính xác cần chuẩn bị gì. Điều này đòi hỏi công chức phải có kiến thức sâu về thủ tục, quy định liên quan, và kỹ năng giao tiếp tốt.

Ví dụ thực tế

Một doanh nghiệp nộp hồ sơ xin cấp phép kinh doanh. Thay vì công chức thông báo "hồ sơ chưa đủ" rồi để doanh nghiệp đoán mò bổ sung từng tờ, quy định mới yêu cầu công chức phải liệt kê ngay: "Cần bổ sung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản chính), hóa đơn chứng minh địa điểm kinh doanh (không quá 3 tháng tuổi), và giấy phép sử dụng đất" — tất cả trong một lần liên hệ duy nhất.

Lưu ý quan trọng

Người dân và doanh nghiệp cần nắm rõ quyền của mình: nếu công chức yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiều lần, đó là vi phạm Nghị định 385/2026/NĐ-CP. Hãy lưu giữ tất cả thông báo bằng văn bản, ghi âm lời hướng dẫn, và có thể khiếu nại nếu quy định không được tuân thủ.