Thông tư 41/2022/TT-BTC Hướng dẫn Chế độ kế toán áp dụng cho các hoạt động xã hội, từ thiện

Hướng dẫn Chế độ kế toán áp dụng cho các hoạt động xã hội, từ thiện

Căn cứ Luật Kế toán ngày 20 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán;

Căn cứ Nghị định số 93/2019/NĐ-CP ngày 25 tháng 11 năm 2019 của Chính phủ về tổ chức, hoạt động của quỹ xã hội, quỹ từ thiện;

Căn cứ Nghị định số 93/2021/NĐ-CP ngày 27 tháng 10 năm 2021 của Chính phủ về vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố; hỗ trợ bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo;

Căn cứ Nghị định số 87/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 7 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Quản lý, giám sát Kế toán, Kiểm toán;

Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư hướng dẫn Chế độ kế toán áp dụng cho các hoạt động xã hội, từ thiện.

Thông tư này hướng dẫn thực hiện công tác kế toán đối với các hoạt động xã hội, từ thiện của tổ chức, cơ quan, đơn vị và việc ghi sổ, lập báo cáo đối với hoạt động xã hội, từ thiện của cá nhân theo quy định của pháp luật, bao gồm:

Đối tượng áp dụng Thông tư này bao gồm:

Tất cả các tổ chức, cơ quan, đơn vị, cá nhân có các hoạt động liên quan đến vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện đều phải mở sổ để ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo và minh bạch thông tin theo quy định của Thông tư này và pháp luật có liên quan.

a) Các tổ chức, cơ quan, đơn vị có các hoạt động xã hội, từ thiện có tổ chức kế toán riêng đối với các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện phải thực hiện mở sổ kế toán ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo tài chính đầy đủ, minh bạch theo quy định của Thông tư này.

b) Các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện kiêm nhiệm, không tổ chức kế toán riêng để hạch toán các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện phải hạch toán trên cùng hệ thống sổ kế toán của đơn vị, theo chế độ kế toán mà đơn vị đang áp dụng. Đơn vị phải mở sổ chi tiết để theo dõi riêng cho các hoạt động này, đảm bảo quản lý, sử dụng đúng mục đích. Hàng năm hoặc định kỳ phải lập báo cáo thu, chi đối với hoạt động xã hội, từ thiện của đơn vị theo quy định tại Thông tư này; thực hiện công khai số liệu theo quy định của pháp luật, đồng thời phải thuyết minh riêng số liệu các hoạt động xã hội, từ thiện trên báo cáo tài chính chung của đơn vị rõ ràng và minh bạch.

c) Các cá nhân có các hoạt động xã hội, từ thiện có trách nhiệm mở sổ ghi chép đầy đủ thông tin về kết quả tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện phải thực hiện theo quy định của Thông tư này; đồng thời lập báo cáo và công khai tình hình tiếp nhận và phân phối và sử dụng nguồn đóng góp theo quy định của pháp luật.

ĐỐI VỚI TỔ CHỨC, CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CÓ TỔ CHỨC KẾ TOÁN RIÊNG CHO CÁC HOẠT ĐỘNG XÃ HỘI, TỪ THIỆN

Các đơn vị được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

Đối với các khoản chi hỗ trợ trực tiếp cho đối tượng nhận tài trợ (chi tiền mặt, phân phối hàng hóa, hiện vật) thì chứng từ làm căn cứ ghi chi (hoặc bảng kê đính kèm) phải có chữ ký của người nhận, xác nhận của đơn vị có trách nhiệm tại địa phương theo quy định của pháp luật hiện hành.

a) Các loại tài khoản trong bảng gồm tài khoản từ loại 1 đến loại 9, được hạch toán kép (hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản); Dùng để phản ánh và kế toán tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dư (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán.

b) Các tài khoản ngoài bảng phản ánh những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong bảng nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý hoặc theo dõi các tài sản khác mà đơn vị đang quản lý như tài sản thuê ngoài, hiện vật nhận tài trợ chờ bán,... Các tài khoản ngoài bảng được hạch toán theo phương pháp ghi đơn (không hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản).

c) Trường hợp kinh phí quản lý bộ máy được trích theo tỷ lệ từ nguồn nhận tài trợ, đóng góp hoặc trường hợp cơ quan có thẩm quyền yêu cầu lập báo cáo quyết toán nhận và sử dụng kinh phí quản lý bộ máy, thì kế toán phải hạch toán đồng thời tài khoản trong bảng và tài khoản ngoài bảng để theo dõi được việc nhận, sử dụng và kinh phí còn lại chưa sử dụng chuyển năm sau đối với kinh phí quản lý bộ máy.

a) Các đơn vị căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tư này để lựa chọn tài khoản kế toán áp dụng phù hợp với hoạt động của đơn vị và cơ chế tài chính theo quy định.

b) Đơn vị được bổ sung tài khoản kế toán trong các trường hợp sau:

- Được bổ sung tài khoản chi tiết cho các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục số 01) kèm theo Thông tư này để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.

- Việc bổ sung tài khoản ngang cấp với các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục số 01) kèm theo Thông tư này chỉ thực hiện sau khi có ý kiến bằng văn bản của Bộ Tài chính.

a) Mỗi đơn vị chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Tuỳ theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán.

b) Mẫu sổ kế toán tổng hợp:

- Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Trường hợp cần thiết có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế. Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ánh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán.

- Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Trên Sổ Cái có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, nợ phải trả, doanh thu, chi phí của đơn vị.

c) Mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết:

Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để phản ánh, theo dõi các thông tin chi tiết của đơn vị theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin cụ thể phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính toán, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo khác (nếu có).

Căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt, đơn vị được bổ sung các chỉ tiêu (cột, hàng) trên sổ kế toán chi tiết để phục vụ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và báo cáo khác theo yêu cầu quản lý.

a) Sổ kế toán phải được lập kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán tương ứng dùng để ghi sổ.

b) Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề, đảm bảo liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ.

c) Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về nội dung ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới. Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những nội dung ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ, nhân viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận.

a) Nguyên tắc mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị. Sổ kế toán được mở đầu năm tài chính mới để chuyển số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh từ ngày 01/01 của năm tài chính mới. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

b) Trường hợp mở sổ kế toán thủ công:

Đơn vị phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của sổ kế toán như sau:

- Đối với sổ kế toán đóng thành quyển:

Ngoài bìa (góc trên bên trái) phải ghi tên đơn vị, giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khoá sổ; họ tên và chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị ký tên, đóng dấu; ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác.

+ Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ trang một (01) đến hết trang số cuối cùng, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị.

+ Sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp.

- Đối với sổ tờ rời:

+ Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán.

+ Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào Sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời.

+ Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo an toàn và dễ tìm.

c) Trường hợp lập sổ kế toán trên phương tiện điện tử:

Phải đảm bảo các yếu tố của sổ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán. Nếu lựa chọn lưu trữ sổ kế toán trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy, đóng thành quyển và phải làm đầy đủ các thủ tục quy định nêu tại điểm b, khoản 4 Điều này.

Các sổ kế toán còn lại, nếu không in ra giấy, mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về việc bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

a) Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán, mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp chứng minh.

b) Trường hợp ghi sổ kế toán thủ công, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán (trừ bút toán điều chỉnh). Phải thực hiện theo trình tự ghi chép và các mẫu sổ kế toán quy định tại Phụ lục số 01. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, không tẩy xoá, cấm dùng chất hoá học để sửa chữa.

a) Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.

b) Sổ quỹ tiền mặt phải thực hiện khoá sổ vào cuối mỗi ngày có phát sinh giao dịch. Sau khi khóa sổ phải thực hiện đối chiếu giữa sổ tiền mặt của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ và tiền mặt có trong két đảm bảo chính xác, khớp đúng. Riêng ngày cuối tháng phải lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt, sau khi kiểm kê, Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt được lưu cùng với sổ kế toán tiền mặt ngày cuối cùng của tháng.

c) Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc phải khóa sổ vào cuối tháng để đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc; Bảng đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc (có xác nhận của ngân hàng, kho bạc) được lưu cùng Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc hàng tháng.

d) Đơn vị phải khoá sổ kế toán tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, đơn vị phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Các tổ chức, cơ quan, đơn vị có tổ chức kế toán riêng cho các hoạt động xã hội, từ thiện phải lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật.

Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động tài chính và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị, đảm bảo có thể so sánh với báo cáo tài chính của các kỳ trước và của các đơn vị khác. Thông tin báo cáo tài chính giúp cho việc nâng cao trách nhiệm giải trình, minh bạch thông tin của đơn vị về việc tiếp nhận và sử dụng các nguồn tài trợ, đóng góp và nguồn lực khác do đơn vị quản lý theo quy định của pháp luật.

Đơn vị phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm theo quy định của Luật Kế toán.

Báo cáo tài chính năm của đơn vị phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật.

a) Báo cáo tài chính của Quỹ xã hội, Quỹ từ thiện phải được công khai theo quy định tại Nghị định 93/2019/NĐ-CP ngày 25/11/2019 của Chính phủ về tổ chức, hoạt động của quỹ xã hội, quỹ từ thiện; đối với báo cáo tài chính của tổ chức đơn vị khác thực hiện công khai theo quy định pháp luật.

Ngoài ra các tổ chức, đơn vị thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện còn phải thực hiện công khai các thông tin theo quy định của Nghị định số 93/2021/NĐ-CP ngày 27/10/2021 về vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố; hỗ trợ bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo.

b) Thời hạn công khai: Đơn vị phải công khai báo cáo tài chính năm trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nộp báo cáo tài chính theo quy định của Luật Kế toán.

ĐỐI VỚI TỔ CHỨC, CƠ QUAN, ĐƠN VỊ KHÔNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN RIÊNG CHO CÁC HOẠT ĐỘNG XÃ HỘI, TỪ THIỆN

a) Đơn vị phải ghi chép theo dõi đầy đủ các khoản đã tiếp nhận theo thời gian đóng góp thực tế, chi tiết theo nhà tài trợ. Đơn vị phải mở riêng tài khoản tại ngân hàng hoặc kho bạc để tiếp nhận, phân phối, sử dụng nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện, không được sử dụng chung tài khoản với các hoạt động khác của đơn vị. Trường hợp xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, khôi phục công trình từ nguồn đóng góp tự nguyện phải thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật có liên quan.

b) Đối với việc phân phối và sử dụng nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải ghi chép đầy đủ các thông tin trên sổ kế toán, bao gồm: Thời gian chi, quyết định chi, nội dung chi, tên và địa chỉ người nhận tài trợ. Ngoài ra:

- Đối với trường hợp chi tiền mặt để tài trợ trực tiếp cho đối tượng nhận tài trợ thì bảng kê, chứng từ làm căn cứ ghi chi phải có chữ ký của người nhận, xác nhận của đơn vị có trách nhiệm tại địa phương.

- Đối với trường hợp chi tiền để mua hàng hóa, hiện vật mang đi tài trợ hoặc mua sắm vật tư,... chi trả cho việc xây dựng, sửa chữa công trình phải có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ mua bán hợp lệ, hợp pháp theo quy định. Khi tài trợ hàng hóa, hiện vật trực tiếp cho đối tượng nhận tài trợ thì phải lập bảng kê có chữ ký của người nhận, xác nhận của đơn vị có trách nhiệm tại địa phương.

Đơn vị chịu trách nhiệm bảo quản an toàn, phân phối kịp thời số hiện vật đến các địa chỉ nhận hỗ trợ. Hạch toán ghi chép đầy đủ số hiện vật nhận tài trợ; và việc phân phối số hiện vật này trên cơ sở bảng kê, chứng từ có chữ ký của người nhận, xác nhận của đơn vị có trách nhiệm tại địa phương theo quy định của pháp luật. Trường hợp không xác định được giá trị thì mở sổ kế toán chi tiết theo dõi riêng để lập báo cáo.

Cá nhân thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải thực hiện các quy định sau đây:

a) Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng tiền:

- Cá nhân người vận động phải mở riêng tài khoản cho mục đích xã hội, từ thiện tại ngân hàng theo quy định, không được nhận tiền tài trợ cho mục đích xã hội, từ thiện vào chung tài khoản sử dụng chi tiêu cá nhân của người vận động.

- Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng tiền mặt: Cá nhân tiếp nhận tài trợ có trách nhiệm bảo quản an toàn tiền mặt nhận tài trợ; trường hợp chưa sử dụng có thể đem gửi vào tài khoản được mở riêng cho mục đích xã hội, từ thiện tại ngân hàng.

- Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng ngoại tệ để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện trong nước: Cá nhân tiếp nhận tài trợ bán ngoại tệ cho ngân hàng thương mại và quản lý, sử dụng tiền Việt Nam để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện theo quy định.

- Lãi tiền gửi sau khi trừ đi chi phí thanh toán được bổ sung tăng nguồn tài trợ.

- Lập Sổ tổng hợp ghi chép số liệu:

Phải thực hiện ghi chép các khoản đã tiếp nhận tài trợ bằng tiền của các nhà tài trợ theo thời gian đóng góp thực tế, bao gồm: thông tin của nhà tài trợ (như tên, địa chỉ,... ); số tiền đóng góp; hình thức đóng góp bao gồm đóng góp vào tài khoản tại ngân hàng, đóng góp bằng tiền mặt (trong đó chi tiết tiền Việt Nam, ngoại tệ); thời gian nhận đóng góp (trường hợp nhận đóng góp qua tài khoản ngân hàng, ghi theo ngày trên báo có của ngân hàng); địa chỉ nhận hỗ trợ (nếu nhà tài trợ chỉ định địa chỉ nhận hỗ trợ) và thông tin cần thiết khác (nếu có) theo mẫu “Sổ tổng hợp số liệu nhận vận động tài trợ bằng tiền” (mẫu số S01CN/XH-TT) quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này.

b) Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật:

- Tùy theo điều kiện kho, bãi, khả năng bảo quản, vận chuyển, cá nhân người vận động quyết định việc tiếp nhận các khoản tài trợ bằng hiện vật.

- Khi tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật, cá nhân người vận động phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn, phân phối kịp thời số hiện vật đến các địa chỉ cần hỗ trợ.

- Mở riêng “Sổ tổng hợp số liệu nhận vận động tài trợ bằng hiện vật”, trong đó ghi chép đầy đủ số hiện vật nhận tài trợ bao gồm ngày nhận, tên và địa chỉ người đóng góp, loại hiện vật, số lượng nhận, địa chỉ hỗ trợ chỉ định sẵn (nếu có) theo mẫu số S02CN/XH-TT quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này.

Phải được ghi chép đầy đủ, bao gồm: Thời gian hỗ trợ, họ tên và địa chỉ người nhận, hình thức hỗ trợ bao gồm hỗ trợ bằng tiền, bằng hiện vật (ghi rõ loại hiện vật đã hỗ trợ) hoặc hỗ trợ bằng hạng mục xây dựng, sửa chữa,...và chữ ký của người nhận theo mẫu “Sổ tổng hợp số liệu phân phối nguồn tài trợ” (mẫu số S03CN/XH-TT) quy định tại phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này, ngoài ra trường hợp pháp luật có quy định về việc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền tại địa phương thì có thể xác nhận trên mẫu biểu này hoặc lập văn bản riêng.

Riêng đối với các khoản chi tiền để mua sắm hàng hóa, hiện vật mang đi tài trợ hoặc mua sắm vật tư,... chi trả cho việc xây dựng, sửa chữa công trình phải có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ mua bán hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Cá nhân tham gia vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện kết thúc mỗi đợt vận động phải lập báo cáo thu, chi và công khai số liệu theo quy định của Nghị định số 93/2021/NĐ-CP ngày 27/10/2021 của Chính phủ về vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố; hỗ trợ bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo và các văn bản có liên quan (nếu có).

Mẫu báo cáo quyết toán đợt vận động xã hội, từ thiện áp dụng cho cá nhân người vận động thực hiện theo mẫu số B08CN/XH-TT quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này.

Các cá nhân tham gia vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải chịu trách nhiệm lưu trữ các tài liệu lập theo quy định tại Điều 10, Điều 11 Thông tư này và tài liệu khác có liên quan để đảm bảo công khai đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật.

a) Đối với tổ chức, cơ quan, đơn vị có tổ chức kế toán riêng cho hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện: Kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội dung công tác kế toán; tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán và việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán theo quy định hiện hành đối với đơn vị kế toán.

b) Đối với tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện kiêm nhiệm, không tổ chức kế toán riêng cho hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện: Kiểm tra, giám sát việc mở sổ kế toán chi tiết theo dõi riêng cho hoạt động tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện trên cơ sở chế độ kế toán mà đơn vị đang áp dụng, việc lập báo cáo, công khai số liệu theo quy định hiện hành.

Bộ phận quản lý, sử dụng Năm đưa vào sử dụng

Công suất (diện tích thiết kế)

Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày... tháng... năm ......

Lý do đình chỉ

Dụng cụ, phụ tùng kèm theo

Ghi giảm TSCĐ chứng từ số: ngày ..... tháng ..... năm ......

Lý do giảm:

Năm:.......

Tên đơn vị, Phòng, Ban (hoặc người sử dụng):

Loại TSCĐ, công cụ, dụng cụ (hoặc nhóm công cụ, dụng cụ):

- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ:

Năm: ............

Tên tài khoản:.............. Số hiệu:..............

Đối tượng:................................................

Đơn vị tính: ............

- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ:

(Dùng cho Tài khoản 136, 336)

Đơn vị:

Năm:

Đơn vị tính: . ....

- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ:

Năm:

Tài khoản:

Đối tượng:

Đơn vị tính:.....

- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ:

Năm ............

Đơn vị tính:...

- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ:

Năm ...............

Đơn vị tính:..........

- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ:

Năm

Tài khoản: ..............

Loại đầu tư tài chính : Đơn vị phát hành:

Mệnh giá: .............. Lãi suất ........... Thời hạn thanh toán ................

Đơn vị tính: ............

- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ:

Năm: ..................

Loại hoạt động: .................................

Tên sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ:.................................

Đơn vị tính: ...........

- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ:

Tên nhà tài trợ:..........

Địa chỉ tài trợ do nhà tài trợ chỉ định:..................

Loại tiền/ hiện vật:............................

Đơn vị tính:

- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ:

Năm: ...............

Tên tài khoản:........................

Đơn vị tính:

- Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ:

(Mẫu số S01-TH)

1- Mục đích: Nhật ký- Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng cho hình thức Nhật ký - Sổ Cái để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế phản ánh trên các tài khoản kế toán. Trên cơ sở đó kiểm tra, giám sát sự biến động từng loại vốn, nguồn vốn, nguồn kinh phí làm căn cứ đối chiếu với các sổ kế toán chi tiết và lập báo cáo tài chính.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

- Nhật ký - Sổ Cái có hai phần :

+ Phần “Nhật ký”: Gồm các cột từ Cột “Ngày, tháng ghi sổ” đến Cột "Số hiệu tài khoản đối ứng" (định khoản).

+ Phần “Sổ Cái”: Chia làm nhiều cột, mỗi tài khoản sử dụng 2 cột, một cột ghi Nợ, một cột ghi Có, số lượng cột nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng tài khoản cần sử dụng. Để thuận tiện cho việc ghi sổ, phần Sổ Cái có thể dùng tờ đệm.

- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán phát sinh tiến hành kiểm tra nội dung của chứng từ kế toán, sau đó xác định số hiệu tài khoản ghi Nợ, số hiệu tài khoản ghi Có để ghi vào Nhật ký- Sổ Cái. Mỗi chứng từ kế toán được ghi vào Nhật ký- Sổ Cái một dòng ghi đồng thời ở cả 2 phần Nhật ký và Sổ Cái. Đối với những chứng từ kế toán cùng loại phát sinh nhiều lần trong một ngày (như Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho,...) có thể căn cứ vào chứng từ kế toán để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán từng loại; Sau đó căn cứ vào số tổng cộng của Bảng tổng hợp chứng từ kế toán ghi 1 dòng vào Nhật ký- Sổ Cái.

+ Số dư đầu năm: Ghi số dư cuối năm trước của tất cả các tài khoản.

+ Điều chỉnh số dư đầu năm: Phản ánh các khoản điều chỉnh số dư năm trước mang sang trong trường hợp được phép điều chỉnh số liệu báo cáo tài chính năm trước sau khi đã khoá sổ chuyển số dư sang năm nay.

+ Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

+ Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

+ Cột D: Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

+ Cột I: Ghi tổng số tiền phát sinh trên chứng từ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.

+ Cột E, F: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng Nợ, đối ứng Có của nghiệp vụ kinh tế.

+ Cột G: Số thứ tự dòng.

+ Từ cột 2 trở đi: Ghi số tiền phát sinh ở mỗi tài khoản theo quan hệ đối ứng đã được định khoản ở Cột E, F.

- Cuối trang: Cộng mang sang.

- Cuối mỗi tháng phải cộng số phát sinh ở phần Nhật ký và số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của từng tài khoản, số phát sinh luỹ kế từ đầu năm.

Dòng số liệu khoá sổ là căn cứ để đối chiếu số liệu trên các sổ chi tiết. Sau khi đã đối chiếu khớp đúng, số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và sổ chi tiết được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.

(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung)

(Mẫu số S02- TH)

1- Mục đích: Sổ này sử dụng cho các đơn vị thực hiện kế toán theo hình thức Nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.

2 - Căn cứ và phương pháp ghi sổ

- Căn cứ ghi Sổ Cái là Sổ Nhật ký chung.

- Mỗi tài khoản sử dụng 1 hoặc 1 số trang Sổ Cái.

Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng để ghi sổ.

Cột D: Diễn giải tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.

Cột E: Ghi số thứ tự trang của Nhật ký chung.

Cột F: Ghi số thứ tự dòng của nghiệp vụ tại trang Sổ Nhật ký chung.

Cột G: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng với tài khoản này.

Cột 1, 2: Ghi số tiền ghi Nợ hoặc ghi Có của nghiệp vụ kinh tế.

Hàng tháng cộng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và tính ra số lũy kế từ đầu năm.

Điều chỉnh số dư đầu năm: Phản ánh các khoản điều chỉnh số dư năm trước mang sang do điều chỉnh số liệu báo cáo tài chính năm trước sau khi đã khoá sổ chuyển số dư (nếu có).

Số liệu trên Sổ Cái sử dụng để lập Bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.

(Mẫu số S03- TH)

1- Mục đích: Sổ Nhật ký chung chỉ áp dụng ở những đơn vị thực hiện hình thức sổ kế toán Nhật ký chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và xác định số tiền và tài khoản phải ghi Nợ hoặc ghi Có để phục vụ cho việc ghi Sổ Cái.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

Căn cứ ghi sổ là các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, phân loại, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có.

Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

Cột B, C: số hiệu, ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng để ghi sổ.

Cột D: Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế của chứng từ

Cột E : Cột này đánh dấu (x) vào dòng số liệu sau khi đã ghi Sổ Cái

Cột F: Ghi số thứ tự dòng của nghiệp vụ kinh tế tại trang Sổ Nhật ký chung

Cột G: Ghi số hiệu Tài khoản ghi Nợ và số hiệu Tài khoản đối ứng ghi Có của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mỗi Tài khoản ghi Nợ ghi 1 dòng, mỗi Tài khoản ghi Có ghi 1 dòng (ghi Nợ trước, ghi Có sau).

Cột 1: Ghi số tiền ghi Nợ (ứng với dòng số hiệu Tài khoản ghi Nợ).

Cột 2: Ghi số tiền ghi Có (ứng với dòng số hiệu Tài khoản ghi Có).

Khi chuyển số liệu từ Nhật ký chung vào Sổ Cái theo dòng trên Nhật ký chung. Dòng nào đã chuyển ghi vào Sổ Cái xong đánh dấu (x) vào cột E.

Cuối trang, cuối tháng phải cộng Nhật ký chung để chuyển sang đầu trang hoặc đầu tháng kế tiếp. Cuối tháng phải cộng số phát sinh và tính số luỹ kế từ đầu năm.

(Mẫu số S04-TH)

1- Mục đích: Phản ánh tổng quát tình hình tài sản và nguồn vốn của đơn vị trong kỳ báo cáo và từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo. Số liệu trên Bảng cân đối số phát sinh là căn cứ để kiểm tra việc ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp, đồng thời đối chiếu và kiểm soát số liệu ghi trên Báo cáo tài chính và các báo cáo có liên quan.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

Bảng Cân đối số phát sinh được lập dựa trên các tài liệu sau:

- Sổ Cái và các sổ chi tiết tài khoản.

- Bảng cân đối số phát sinh kỳ trước.

Trước khi lập Bảng cân đối số phát sinh phải hoàn thành việc ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu giữa các số liệu có liên quan.

Số liệu ghi vào Bảng cân đối số phát sinh chia làm 2 loại:

- Loại số liệu phản ánh số dư các tài khoản tại thời điểm đầu kỳ (Cột 1, 2), điều chỉnh số dư đầu năm (cột 3, 4), tại thời điểm cuối kỳ (cột 7, 8), trong đó các tài khoản có số dư Nợ được phản ánh vào cột “Nợ”, các tài khoản có số dư Có được phản ánh vào cột “Có”.

- Số liệu phát sinh của các tài khoản từ đầu kỳ đến ngày cuối kỳ báo cáo được phản ánh vào cột số phát sinh trong kỳ (cột 5, 6), trong đó tổng số phát sinh “Nợ” của các tài khoản được phản ánh vào cột “Nợ”, tổng số phát sinh “Có” được phản ánh vào cột “Có”.

- Cột A, B: Số hiệu tài khoản, tên tài khoản của tất cả các tài khoản cấp 1 mà đơn vị đang sử dụng và một số tài khoản cấp 2,3 cần phân tích.

- Cột 1, 2: Phản ánh số dư đầu tháng của tháng báo cáo (số dư đầu kỳ báo cáo). Số liệu để ghi vào các cột này được căn cứ vào dòng số dư đầu tháng trên Sổ Cái hoặc căn cứ vào phần “Số dư cuối tháng” của Bảng Cân đối số phát sinh tháng trước.

- Cột 3, 4: Phản ánh số liệu bị điều chỉnh do điều chỉnh báo cáo tài chính năm trước sau khi đã khóa sổ lập báo cáo tài chính, số liệu ghi vào cột này căn cứ vào dòng điều chỉnh số dư đầu năm trên Sổ Cái.

- Cột 5, 6: Phản ánh tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của các tài khoản trong kỳ báo cáo. Số liệu ghi vào phần này được căn cứ vào dòng "Cộng phát sinh luỹ kế từ đầu kỳ” của từng tài khoản tương ứng trên sổ kế toán tổng hợp và chi tiết.

- Cột 7, 8 “Số dư cuối tháng”: Phản ánh số dư ngày cuối cùng của tháng báo cáo. Số liệu để ghi vào phần này được căn cứ vào số dư cuối tháng của tháng báo cáo trên Sổ Cái hoặc được tính căn cứ vào các cột số dư đầu tháng (cột 1, 2), số điều chỉnh số dư đầu năm (cột 3, 4) số phát sinh trong tháng (cột 5, 6) trên Bảng cân đối số phát sinh tháng này. Số liệu ở cột 7, 8 được dùng để lập Bảng cân đối số phát sinh tháng sau.

Sau tập hợp đủ các số liệu có liên quan đến các tài khoản, phải thực hiện tổng cộng Bảng cân đối số phát sinh.

Số liệu tổng cộng số phát sinh các tài khoản trong bảng của Bảng cân đối số phát sinh phải đảm bảo tính cân đối bắt buộc sau đây:

Tổng số dư Nợ (cột 1) phải bằng tổng số dư Có (cột 2) đầu tháng của các tài khoản.

Tổng số điều chỉnh số dư đầu năm Nợ (cột 3) phải bằng tổng số điều chỉnh số dư đầu năm Có (cột 4) của các tài khoản trong tháng báo cáo.

Tổng số phát sinh Nợ (cột 5) phải bằng tổng số phát sinh Có (cột 6) của các tài khoản trong tháng báo cáo.

Tổng số dư Nợ (cột 7) phải bằng tổng số dư Có (cột 8) cuối tháng của các tài khoản.

Ngoài việc phản ánh các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản, Bảng cân đối số phát sinh còn phản ánh số dư, số phát sinh của các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.

(Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt)

(Mẫu số S11-CT)

1- Mục đích: Sổ này dùng cho thủ quỹ và kế toán tiền mặt để phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị theo tháng.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

Sổ này mở cho thủ quỹ: Mỗi quỹ được theo dõi riêng, dùng một số hay một số trang sổ.

Sổ này cũng dùng cho kế toán chi tiết quỹ tiền mặt và tên sổ sửa lại là “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”. Tương ứng với một số của thủ quỹ thì có một sổ của kế toán cùng ghi song song.

Sổ quỹ tiền mặt phải thực hiện khoá sổ vào cuối mỗi ngày, sau khi khóa sổ phải thực hiện đối chiếu giữa sổ tiền mặt của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ và tiền mặt có trong két đảm bảo chính xác, khớp đúng.

Ngày cuối tháng phải lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt để kiểm kê đối chiếu với tiền mặt tồn thực tế. Trường hợp có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và xử lý theo quy định. Sổ chi tiết tiền mặt ngày cuối cùng của tháng sau khi đối chiếu khớp đúng với tiền mặt thực tế phải được ký đầy đủ các chữ ký theo quy định và lưu cùng với Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt.

- Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các Phiếu thu, Phiếu chi đã được thực hiện nhập, xuất quỹ.

- Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ .

- Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu thu, Phiếu chi.

- Cột C: Ghi số hiệu của Phiếu thu, Phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn.

- Cột D: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của nghiệp vụ phát sinh.

- Cột E: Ghi tài khoản đối ứng (sổ do thủ quỹ mở không phải ghi cột này)

- Cột 1: Số tiền nhập quỹ.

- Cột 2: Số tiền xuất quỹ.

- Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày. Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt trong két.

(Mẫu số S12-CT)

1- Mục đích: Sổ này dùng để theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi của đơn vị tại ngân hàng hoặc kho bạc nơi giao dịch.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

- Căn cứ để ghi vào sổ này là giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng, kho bạc.

- Mỗi nơi mở tài khoản giao dịch bằng đồng Việt Nam và mỗi loại tiền gửi được theo dõi riêng trên một quyển sổ, phải ghi rõ nơi mở tài khoản giao dịch cũng như số hiệu tài khoản tại nơi giao dịch.

- Đầu kỳ ghi số dư tiền gửi kỳ trước vào Cột 3.

Hàng ngày:

- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

- Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ (Giấy báo Nợ, báo Có).

- Cột D: Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế của chứng từ.

- Cột E: Ghi tài khoản đối ứng

- Cột 1, 2: Ghi số tiền gửi vào hoặc rút ra khỏi tài khoản tiền gửi.

- Cột 3: Ghi số tiền còn gửi tại ngân hàng hoặc kho bạc.

Cuối tháng:

Cộng tổng số tiền đã gửi vào, đã rút ra trên cơ sở đó tính số tiền còn gửi tại ngân hàng, kho bạc chuyển sang tháng sau.

Số dư trên sổ tiền gửi phải được đối chiếu với số dư tại ngân hàng hay kho bạc đảm bảo khớp đúng. Trường hợp có chênh lệch phải phối hợp với ngân hàng hoặc KBNN để tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý, đồng thời phải thuyết minh rõ sự chênh lệch và nguyên nhân trên sổ.

Hàng tháng sau khi hoàn thành việc đối chiếu sổ này phải có đầy đủ chữ ký theo mẫu quy định và lưu cùng Bảng đối chiếu số liệu tài khoản tiền gửi với kho bạc và sổ chi tiết do ngân hàng gửi (tháng).

(Mẫu số S13-CT)

1- Mục đích: sổ này dùng cho các đơn vị có phát sinh thu, chi ngoại tệ, để theo dõi chi tiết từng loại tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ theo nguyên tệ và số quy đổi ra VND theo tỷ giá quy định.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

- Căn cứ để ghi sổ là các Phiếu thu, Phiếu chi bằng ngoại tệ và các Giấy báo Có, báo Nợ hay Bảng sao kê kèm theo chứng từ gốc của ngân hàng, kho bạc.

- Mỗi nơi mở tài khoản giao dịch bằng ngoại tệ hoặc loại tiền gửi được theo dõi riêng dùng một số hay một số trang sổ.

- Mỗi ngoại tệ theo dõi một số trang.

- Đầu kỳ ghi số tiền tồn quỹ hoặc số dư tiền gửi đầu kỳ vào cột 6 và cột 7.

- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

- Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ kế toán dùng để ghi sổ.

- Cột D: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của chứng từ.

- Cột 1: Tỷ giá hối đoái thực tế, tỷ giá ghi sổ tại thời điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ.

- Cột 2: Số tiền thu hoặc gửi vào bằng nguyên tệ.

- Cột 3: Số tiền thu hoặc gửi vào quy đổi ra đồng Việt Nam.

- Cột 4: Ghi số tiền chi hoặc rút ra bằng nguyên tệ.

- Cột 5: Ghi số tiền chi hoặc rút ra quy đổi ra đồng Việt Nam.

- Cột 6: Số dư nguyên tệ.

- Cột 7: Ghi số dư quy đổi ra đồng Việt Nam.

- Hàng ngày, đơn vị phải rút ra số dư tồn quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ và số dư cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt trong két.

- Cuối tháng, cộng tổng số tiền gửi vào, rút ra để tính số dư, đối chiếu với kho bạc, ngân hàng hoặc đối chiếu với số dư thực tế tại quỹ làm căn cứ để đối chiếu với Sổ Cái và tính ra số lũy kế từ đầu năm. Hàng tháng sau khi khóa sổ và đối chiếu khớp đúng những người có liên quan phải ký vào sổ.

(Mẫu số S14-CT)

1- Mục đích: Dùng cho thủ kho để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá ở từng kho làm căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

(Thẻ kho là sổ tờ rời. Nếu đóng thành quyển thì gọi là “Sổ kho”)

- Căn cứ ghi sổ là Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho đã được thực hiện. Nếu để tờ rời thì sau khi sử dụng xong phải đóng thành quyển.

- Sổ kho do phòng (ban) kế toán lập lần đầu và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính, mã số nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. Sau đó giao cho thủ kho để ghi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày.

- Mỗi thứ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá được theo dõi một số trang riêng. Mỗi kho một sổ riêng, mỗi năm lập lại một lần sổ mới.

Đầu năm ghi số lượng tồn kho vào Cột 3.

Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong sổ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng.

+ Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ

+ Cột B: Ghi ngày, tháng của Phiếu nhập kho hoặc Phiếu xuất kho.

+ Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu nhập kho hoặc Phiếu xuất kho.

+ Cột E: Ghi nội dung của Phiếu nhập kho hoặc Phiếu xuất kho.

+ Cột F: Ghi ngày nhập, xuất kho

+ Cột 1, 2: Số lượng nhập kho hoặc xuất kho.

+ Cột 3: Ghi số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày.

Cuối tháng, phải cộng tổng số lượng nhập, xuất trong tháng và tính ra số tồn cuối tháng của từng loại.

Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán phải đối chiếu số lượng nhập, xuất, tồn với thủ kho và ký xác nhận vào cột G.

(Mẫu số S15-CT)

1- Mục đích: Sổ này do kế toán lập dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng và giá trị của từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá ở từng kho, làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho. Đối với hàng hóa, hiện vật nhận của nhà tài trợ nhập kho chờ mang đi cứu trợ, viện trợ kế toán phải mở sổ theo dõi riêng từng loại hàng hóa, hiện vật, nếu tài trợ có địa chỉ phải mở sổ theo dõi địa chỉ nhận tài trợ.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

- Mỗi thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá được hạch toán trên các Tài khoản 152, 153, 155, 156 được theo dõi trên một số trang sổ riêng và ghi rõ tên, qui cách, đơn vị tính của từng thứ.

- Căn cứ ghi sổ là các Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho và các chứng từ có liên quan khác đã được thực hiện.

- Đầu kỳ, ghi số lượng và giá trị tồn kho của từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá vào Cột 6, 7.

- Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ nhập, xuất.

- Cột C: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của chứng từ.

- Cột 1: Ghi đơn giá của từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá dùng để nhập kho hay xuất kho.

Đơn giá nhập ghi theo giá mua trên hoá đơn; Đơn giá xuất ghi theo một trong các phương pháp: Giá đích danh, giá bình quân gia quyền, giá nhập trước xuất trước. Các phương pháp tính giá xuất kho nói trên phải đảm bảo sự tương ứng giữa số lượng và giá trị tồn kho.

- Cột 2, 3: Ghi số lượng, giá trị nhập kho theo Phiếu nhập kho.

- Cột 4, 5: Ghi số lượng, giá trị xuất kho theo Phiếu xuất kho.

- Cột 6, 7: Ghi số lượng, giá trị tồn kho cuối ngày.

Định kỳ kế toán đối chiếu, kiểm tra số lượng nhập, xuất, tồn với thủ kho.

Cuối tháng cộng số phát sinh trong tháng và tính ra số dư cuối tháng cả về số lượng và giá trị. Dòng cộng sổ cuối tháng được sử dụng lập Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

(Mẫu số S16-CT)

1- Mục đích: Dùng để tổng hợp phần giá trị từ các trang sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, nhằm đối chiếu với số liệu Tài khoản 152, 153, 155, 156 trên Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái hàng tháng.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

- Mỗi tài khoản nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (Tài khoản 152, 153, 155,156) được lập một bảng riêng.

- Bảng này được lập vào cuối tháng, căn cứ vào số liệu dòng cộng trên sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá để lập.

- Cột A: Ghi số thứ tự nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

- Cột B: Ghi tên, quy cách nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mỗi thứ ghi 1 dòng).

- Cột 1: Ghi giá trị tồn đầu kỳ (Lấy số liệu dòng tồn đầu kỳ ở Cột 7 trên Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá).

- Cột 2: Ghi giá trị nhập trong kỳ (Lấy số liệu dòng cộng ở Cột 3 trên sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá).

- Cột 3: Giá trị xuất trong kỳ (Lấy số liệu dòng cộng ở Cột 5 trên sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá).

- Cột 4: Giá trị tồn cuối kỳ (Lấy số liệu tồn cuối kỳ ở Cột 7 trên sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá).

Sau khi ghi xong tiến hành cộng Bảng tổng hợp. Số liệu trên dòng tổng cộng được đối chiếu với số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái hoặc trên Sổ Cái của các Tài khoản 152, 153, 155,156.

+ Số liệu Cột 1: Được đối chiếu số dư đầu kỳ.

+ Số liệu Cột 2: Được đối chiếu với số phát sinh Nợ.

+ Số liệu Cột 3: Đối chiếu với số phát sinh Có.

+ Số liệu Cột 4: Đối chiếu với số dư cuối kỳ.

(Mẫu số S17-CT)

1- Mục đích: Sổ tài sản cố định dùng để đăng ký, theo dõi và quản lý chặt chẽ tài sản cố định trong đơn vị từ khi mua sắm, đưa vào sử dụng đến khi ghi giảm tài sản cố định.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

- Căn cứ ghi sổ là chứng từ tăng giảm TSCĐ như Biên bản giao nhận tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định,...; bảng tính hao mòn TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ,...

- Sổ tài sản cố định gồm ba phần: Phần ghi tăng tài sản cố định, phần theo dõi hao mòn, khấu hao và phần ghi giảm tài sản cố định.

- Sổ được đóng thành quyển mỗi loại tài sản được ghi riêng một số trang hay một quyển.

+ Cột A: Số thứ tự từng tài sản được ghi sổ.

+ Cột B, C: Số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng để ghi sổ.

+ Cột D: Ghi tên, đặc điểm, ký hiệu tài sản cố định.

+ Cột E: Ghi nước sản xuất.

+ Cột F: Ghi tháng, năm đưa tài sản vào sử dụng tại đơn vị.

+ Cột G: Số hiệu tài sản cố định (số hiệu tài sản cố định do kế toán đánh số).

+ Cột H: Ghi số thẻ TSCĐ.

+ Cột 1: Ghi nguyên giá tài sản cố định theo Biên bản bàn giao TSCĐ.

Trường hợp phải điều chỉnh nguyên giá tài sản cố định, căn cứ vào chứng từ ghi bổ sung hoặc ghi giảm (ghi đỏ) vào cột nguyên giá ở dòng kế tiếp.

+ Cột 2, 3: Ghi tỷ lệ (%) và số tiền khấu hao được tính cho một năm

Số tiền khấu hao (cột 3) = Nguyên giá (cột 1) x Tỷ lệ khấu hao (cột 2).

+ Cột 4, 5: Ghi tỷ lệ (%) và số tiền hao mòn được tính cho TSCĐ.

Số tiền hao mòn (cột 5) = Nguyên giá (cột 1) x Tỷ lệ hao mòn (cột 4).

+ Cột 6: Ghi tổng số khấu hao, hao mòn của tài sản đã tính (phát sinh) trong năm (cột 6 = cột 3 + cột 5).

+ Cột 7: Ghi số lũy kế hao mòn, khấu hao của tài sản từ khi sử dụng đến khi hết sổ phải chuyển sang sổ mới hoặc ghi giảm TSCĐ.

Phần ghi giảm TSCĐ: Phần này chỉ ghi vào những dòng có ghi giảm TSCĐ.

+ Cột I, K: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ ghi giảm tài sản cố định như Biên bản thanh lý tài sản cố định, Biên bản giao nhận tài sản cố định,...

+ Cột L: Ghi lý do giảm tài sản cố định.

+ Cột 8: Ghi giá trị còn lại của những tài sản cố định khi ghi giảm, số liệu ghi cột này bằng Nguyên giá (cột 1) trừ đi (-) số hao mòn, khấu hao luỹ kế ở cột 7.

- Trường hợp ghi chép thủ công thì những tài sản cố định đã ghi giảm được xoá sổ bằng 1 gạch đỏ từ cột D đến cột 7.

(Mẫu số S18-CT)

1- Mục đích: Theo dõi chi tiết từng TSCĐ và tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn, khấu hao đã trích hàng năm đối với từng TSCĐ của đơn vị.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

Căn cứ để lập thẻ TSCĐ:

- Biên bản giao nhận TSCĐ;

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ;

- Bảng tính hao mòn TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ;

- Biên bản thanh lý TSCĐ;

- Các tài liệu kỹ thuật có liên quan.

Thẻ được lập cho từng đối tượng ghi tài sản cố định. Thẻ TSCĐ dùng chung cho mọi TSCĐ là nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, cây, con, gia súc... Thẻ tài sản cố định bao gồm 4 phần chính:

Cột A, B, C, 1: Ghi số hiệu, ngày, tháng, năm của chứng từ, lý do hình thành nên nguyên giá và nguyên giá của TSCĐ tại thời điểm ghi nguyên giá TSCĐ.

Cột 2: Ghi năm tính giá trị hao mòn, khấu hao TSCĐ.

Cột 3: Ghi giá trị hao mòn, khấu hao TSCĐ của từng năm.

Cột 4: Ghi tổng số giá trị hao mòn, khấu hao đã trích cộng dồn đến thời điểm vào thẻ.

Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, tên quy cách và đơn vị tính của dụng cụ, phụ tùng.

Cột 1, 2: Ghi số lượng và giá trị của từng loại dụng cụ, phụ tùng kèm theo TSCĐ.

Cuối tờ thẻ, ghi giảm TSCĐ: Ghi số ngày, tháng, năm của chứng từ ghi giảm TSCĐ và lý do giảm.

Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký kiểm soát và thủ trưởng đơn vị ký. Thẻ được lưu ở phòng (ban) kế toán suốt quá trình sử dụng, quản lý tài sản.

(Mẫu số S19-CT)

1- Mục đích: sổ này dùng để ghi chép tình hình tăng, giảm TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại các phòng, ban, bộ phận sử dụng, nhằm quản lý TSCĐ và công cụ, dụng cụ đã được trang cấp cho các bộ phận trong đơn vị và làm căn cứ để đối chiếu khi tiến hành kiểm kê định kỳ.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

- Sổ được mở cho từng phòng, ban, bộ phận trong đơn vị (nơi sử dụng), dùng cho từng đơn vị sử dụng và lập hai bộ, một bộ lưu bộ phận kế toán, một bộ lưu đơn vị sử dụng công cụ, dụng cụ.

- Mỗi loại TSCĐ và loại công cụ, dụng cụ hoặc nhóm công cụ, dụng cụ được ghi 1 trang hoặc 1 số trang.

- Sổ có hai phần: Phần ghi tăng, phần ghi giảm.

Căn cứ vào các biên bản giao nhận TSCĐ hoặc công cụ, dụng cụ, các Phiếu xuất, Giấy báo hỏng công cụ, dụng cụ; Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ hoặc Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ,... để ghi vào sổ.

Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ

Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ (Biên bản giao nhận TSCĐ, phiếu xuất kho,...).

Cột D: Ghi tên TSCĐ hoặc công cụ, dụng cụ; mỗi TSCĐ hoặc công cụ, dụng cụ ghi 1 dòng.

Cột 1: Ghi đơn vị tính

- Trong phần ghi tăng TSCĐ hoặc công cụ, dụng cụ:

Cột 2: Số lượng TSCĐ hoặc công cụ, dụng cụ được giao quản lý, sử dụng

Cột 3: Ghi đơn giá của TSCĐ hoặc công cụ, dụng cụ xuất dùng

Cột 4: Ghi giá trị của từng TSCĐ hoặc công cụ, dụng cụ xuất dùng (Cột 4 = Cột 2 x Cột 3)

- Trong phần ghi giảm TSCĐ hoặc công cụ, dụng cụ:

Cột E: Ghi rõ lý do giảm

Cột 5: Số lượng TSCĐ hoặc công cụ, dụng cụ ghi giảm

Cột 6: Ghi nguyên giá (đơn giá) của từng TSCĐ hoặc công cụ, dụng cụ

Cột 7: Ghi nguyên giá (giá trị) của từng TSCĐ hoặc công cụ, dụng cụ (Cột 7 = Cột 6 x Cột 5).

(Mẫu số S20-CT)

1- Mục đích: Sổ này dùng chung cho một số tài khoản chưa có thiết kế mẫu sổ riêng.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ

Mỗi tài khoản được mở một sổ chi tiết, mỗi đối tượng thanh toán có quan hệ thường xuyên được theo dõi trên một số trang sổ riêng. Các đối tượng thanh toán không thường xuyên được theo dõi chung trên một trang sổ.